Uredba o stroških reprezentance

Na podlagi 5. člena Zakona o Vladi Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 24/05 – uradno prečiščeno besedilo, 109/08, 38/10 – ZUKN, 8/12, 21/13, 47/13 – ZDU-1G, 65/14 in 55/17) in 7. člena Zakona o državni upravi (Uradni list RS, št. 113/05 – uradno prečiščeno besedilo, 89/07 – odl. US, 126/07 – ZUP-E, 48/09, 8/10 – ZUP-G, 8/12 – ZVRSF, 21/12, 47/13, 12/14, 90/14, 51/16, 36/21, 82/21 in 189/21) Vlada Republike Slovenije izdaja

UREDBO

o stroških reprezentance

1. člen

(vsebina)

Ta uredba določa stroške reprezentance in njihove omejitve ter notranje akte in evidenco stroškov reprezentance v organih državne uprave (v nadaljnjem besedilu: organ).

2. člen

(pomen izrazov)

Izrazi, uporabljeni v tej uredbi, pomenijo:

1.      fizične osebe in predstavniki pravnih oseb so vse osebe, ki so vabljene na organizirane dogodke ali se jih udeležijo, kot so funkcionarji, osebe, zaposlene v organu ali drugih državnih organih, predstavniki drugih domačih ali tujih organizacij ali gospodarskih družb, gosti iz tujine in druge fizične osebe;

2.      uradni sestanki so zlasti:

-  sestanki, katerih podlaga je opredeljena v zakonu ali drugem predpisu in ki imajo za posledico sprejem določenih odločitev s pravnimi ali političnimi posledicami,

-  sestanki, ki so organizirani v okviru izhodišč, ki jih sprejmejo Vlada Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: vlada) ali delovna telesa vlade,

-  seje in posveti vlade ter njenih delovnih teles,

-  drugi sestanki, ki se glede na pomen in vsebino lahko opredelijo kot uradni;

3.      delovni sestanki so vsi drugi sestanki, zlasti:

-  ožji in razširjeni kolegiji v okviru organa,

-  sestanki delovnih in medresorskih skupin, teles in komisij,

-  drugi sestanki, ki jih ni mogoče šteti med uradne sestanke iz prejšnje točke;

4.      drugi stroški reprezentance so zlasti stroški:

-  ki nastanejo organu in se nanašajo na njegove zaposlene ter niso stroški iz 2. in 3. točke tega člena,

-  stroški zaposlenih, ki presegajo zneske, določene v predpisih, ki določajo višino povračil stroškov v zvezi z delom;

5.      priložnostna darila so darila, ki:

-  ne presegajo vrednosti, ki je določena z zakonom o dohodnini, do katere se posamezno darilo ne všteva v davčno osnovo, in

-  se izročajo izključno osebam, ki niso zaposlene v organu, in

-  jih izročajo funkcionarji in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktorji vladnih služb, generalni sekretarji, generalni direktorji, predstojniki organov v sestavi in načelniki upravnih enot.

3. člen

(stroški reprezentance)

(1) Stroški reprezentance so stroški, ki nastanejo organu zaradi sodelovanja s fizičnimi osebami in predstavniki pravnih oseb zaradi naslednjih dogodkov:

1.      pogostitev na uradnih in delovnih sestankih,

2.      uradnih in delovnih zajtrkov, kosil in večerij,

3.      sprejemov,

4.      obedov in sprejemov, ki so del priprave in izvedbe protokolarnih dogodkov, opredeljenih z aktom o določitvi protokolarnih pravil (v nadaljnjem besedilu: protokolarna pravila), ki so vezana na delo predsednika vlade in ministra, pristojnega za zunanje zadeve,

5.      pogostitev na strokovnih seminarjih in konferencah, ki jih organizira organ,

6.      nakupa priložnostnih daril,

7.      drugi stroški reprezentance po pisno obrazloženi vnaprejšnji odločitvi predstojnika organa.

(2) Stroški reprezentance po tej uredbi niso:

1.      stroški protokolarnih daril, ki so opredeljena s protokolarnimi pravili,

2.      stroški organizacije promocijskih dogodkov in promocijskih daril za namen predstavitve Republike Slovenije doma in v tujini,

3.      stroški za reprezentanco predstavništev in predstavnikom pri mednarodnih institucijah v tujini,

4.      stroški drobnega inventarja v zvezi z reprezentanco in stroški zagotavljanja vode iz avtomatov ter ustekleničene vode in vode v plastenkah v vozilih varovanih oseb in v vozilih, ki jih zagotavlja generalni sekretariat vlade pri izvajanju prevozov,

5.      stroški hrane in brezalkoholnih pijač za zaposlene v organu v zvezi z opravljanjem dežurstva v organu, ki ni organ iz 1. člena te uredbe,

6.      stroški hrane in brezalkoholnih pijač v primeru usposabljanj, organiziranih na lokacijah, kjer si udeleženci ne morejo zagotoviti prehrane,

7.      celotni stroški iz naslova povračil stroškov uslužbencem (na primer obroki), ki nadomeščajo plačilo dnevnic.

4. člen

(omejitve in izjeme)

(1) Stroški reprezentance za posamezen dogodek iz prvega odstavka prejšnjega člena ne smejo preseči omejitev iz tega člena, razen v utemeljenih primerih, ko zaradi objektivnih razlogov ni bilo mogoče predvideti presežka omejitve. V zneskih omejitev iz tega člena je vsebovan davek na dodano vrednost. V primeru večdnevnih dogodkov, zlasti seminarjev, omejitev višine stroškov reprezentance, opredeljenih v tem členu, velja za vsak dan dogodka.

(2) Stroški pogostitve na uradnih in delovnih sestankih, ki jih priredi funkcionar, se kot stroški reprezentance štejejo le, če se nanašajo na hladne in tople brezalkoholne pijače, sadje in izjemoma prigrizke. Navedeni stroški smejo znašati največ 7 eurov na osebo na uradnih sestankih in 3 eure na osebo na delovnih sestankih. Stroški pogostitve na uradnih in delovnih sestankih, ki jih priredijo direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi, načelnik upravne enote ali drug položajni uradnik, določen z notranjim aktom iz prvega odstavka 5. člena te uredbe, se kot stroški reprezentance štejejo le stroški hladnih in toplih brezalkoholnih pijač, izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, pa tudi sadja in prigrizkov; ti stroški smejo znašati največ 7 eurov na osebo na uradnih sestankih in 3 eure na osebo na delovnih sestankih.

(3) Pri strokovnih seminarjih in konferencah so stroški pogostitev na posamezni krajši odmor omejeni, kakor je določeno v drugem stavku prejšnjega odstavka za stroške pogostitev na uradnih sestankih. Če pa organizator strokovnega seminarja in konference zagotovi tudi kosilo ali večerjo, smejo stroški kosila ali večerje znašati največ 40 eurov na osebo.

(4) Stroški uradnih in delovnih kosil in večerij, ki jih priredijo funkcionar in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi ali načelnik upravne enote, smejo, vključujoč pijačo, znašati največ, če kosilo ali večerjo prireja:

-        funkcionar – 65 eurov na osebo,

-        direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor ali predstojnik organa v sestavi – 50 eurov na osebo in

-        načelnik upravne enote – 40 eurov na osebo.

(5) Pri obedih, ki so del protokolarnih dogodkov, določenih s protokolarnimi pravili, ki jih organizirata predsednik vlade ali minister, pristojen za zunanje zadeve, znaša omejitev iz prejšnjega odstavka 80 eurov na osebo.

(6) Stroški uradnih in delovnih zajtrkov, ki jih priredijo funkcionar in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi ali načelnik upravne enote, smejo, vključujoč pijačo, znašati največ 50 odstotkov stroškov iz četrtega odstavka tega člena.

(7) Stroški sprejemov, ki jih priredijo funkcionar in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi ali načelnik upravne enote, smejo, vključujoč pijačo, znašati največ, če sprejem prireja:

-        funkcionar – 35 eurov na osebo,

-        direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor ali predstojnik organa v sestavi – 25 eurov na osebo in

-         načelnik upravne enote – 20 eurov na osebo.

(8) Pri sprejemih, ki so del protokolarnih dogodkov, določenih s protokolarnimi pravili, ki jih organizirata predsednik vlade ali minister, pristojen za zunanje zadeve, znaša omejitev iz prejšnjega odstavka 50 eurov na osebo.

(9) Druge stroške reprezentance, v zvezi s katerimi se upoštevata načeli gospodarnosti in transparentnosti, kot sta opredeljeni v javnofinančnih predpisih, vnaprej obrazloženo in pisno odobri predstojnik organa.

(10) Če stroški reprezentance posameznega dogodka presežejo omejitve iz tega člena, jih v znesku, ki presega omejitev, krije prireditelj oziroma tisti, ki je izročil priložnostno darilo, sam, razen če mu prekoračitev na podlagi pisne obrazložitve odobri neposredno nadrejeni v skladu s prvim odstavkom tega člena. V tem primeru se omejitev lahko preseže za največ 20 odstotkov.

(11) Omejitve in izjeme iz tega člena ne veljajo za Slovensko obveščevalno-varnostno agencijo v primerih, ko gre za delovanje na področju zagotavljanja nacionalne varnosti, sodelovanje oziroma izmenjevanje podatkov s tujimi obveščevalnimi in varnostnimi službami ter postopke varnostnega preverjanja.

(12) Omejitve in izjeme iz tega člena ne veljajo za Ministrstvo za zunanje zadeve v primerih, ko gre za stike s predstavniki iz tujine in druge protokolarne dogodke.

5. člen

(notranji akt)

(1) V organu, razen v organu v sestavi, se sprejmejo notranji akti, s katerimi se v skladu z določbami te uredbe:

1.      določijo podrobnejša pravila o:

-  postopkih koriščenja stroškov reprezentance,

-  nakupu in izročanju priložnostnih daril,

-  kritju presežnih stroškov reprezentance iz desetega odstavka prejšnjega člena in

-  vodenju evidence iz 6. člena te uredbe;

2.      določijo upravičenci do stroškov reprezentance v organu;

3.      določi obveznost, da morajo biti vsa naročila za stroške reprezentance izvedena v skladu s to uredbo, notranjim aktom ter predpisi o finančnem poslovanju in javnem naročanju, sicer je dolžan nastale stroške kriti prireditelj oziroma tisti, ki je izročil priložnostno darilo, sam. V notranjem aktu se določi tudi vsebina izjave, s podpisom katere vsak upravičenec do stroškov reprezentance v organu izjavi, da je seznanjen z vsebino te uredbe, notranjega akta ter predpisov o finančnem poslovanju in javnem naročanju, ki se nanašajo na stroške reprezentance, in da se strinja z odtegnitvijo stroškov reprezentance, ki so presegli omejitve stroškov, določene s to uredbo, notranjim aktom ter predpisi o finančnem poslovanju in javnem naročanju, in ki ne bodo odobreni v skladu z desetim odstavkom prejšnjega člena, od svoje plače;

4.      navedejo organi v sestavi ministrstva, za katere velja notranji akt, v skladu z drugim odstavkom tega člena.

(2) Za organe v sestavi sprejme notranji akt iz prejšnjega odstavka ministrstvo, v katerega sestavi je organ.

6. člen

(evidenca)

Organ vodi evidenco stroškov reprezentance, ki vsebuje:

-        podatke o stroških po stroškovnih mestih (sektorjih, oddelkih, uradih in drugih notranjih organizacijskih enotah),

-        podatke o vrsti stroškov reprezentance iz prvega odstavka 3. člena te uredbe in številu udeležencev na posameznih dogodkih,

-        podatke o drugih stroških reprezentance iz prvega odstavka 3. člena,

-        druge evidence, ki ne vsebujejo osebnih podatkov, za katere posamezen organ oceni, da so koristne ali potrebne za vodenje nadzora nad porabo.

7. člen

(uskladitev notranjih aktov)

Notranji akti iz prvega odstavka 5. člena te uredbe se uskladijo s to uredbo v 30 dneh po uveljavitvi te uredbe.

KONČNI DOLOČBI

8. člen

(prenehanje veljavnosti)

Z dnem uveljavitve te uredbe preneha veljati Uredba o stroških reprezentance (Uradni list RS, št. 35/09 in 38/09 – popr.).

9. člen

(začetek veljavnosti)

Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.

Št. 00701-23/2022

Ljubljana, dne 22. decembra 2022

EVA 2022-1511-0008

Vlada Republike Slovenije
dr. Robert Golob
predsednik