Na podlagi 3. člena zakona o zavodih (Uradni list RS, št.
12/91, Uradni list RS, št. 17/91-I in Uradni list RS, št. 55/92, 13/93, 66/93,
45/94 – odl. US, 8/96, 31/00 in 36/00), 26. in 135. člena zakona o
uresničevanju javnega interesa za kulturo (Uradni list RS, št. 96/02) in 12. Člena
zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št. 20/97, 32/97 in
24/03) je Vlada Republike Slovenije sprejela
SKLEP
o ustanovitvi javnega zavoda Pokrajinski arhiv Koper
I. UVODNE DOLOČBE
1. člen
S tem sklepom Republika Slovenija uskladi delovanje javnega
zavoda Pokrajinski arhiv Koper (v nadaljnjem besedilu: arhiv) z določbami
zakona o uresničevanju javnega interesa za kulturo (Uradni list RS, št. 96/02,
v nadaljnjem besedilu: ZUJIK) in ureja njegov status, razmerja med
ustanoviteljem in arhivom ter temeljna vprašanja glede organizacije, dejavnosti
in načina financiranja arhiva.
Ustanovitelj arhiva je Republika Slovenija. Ustanoviteljske pravice
in obveznosti Republike Slovenije izvaja Vlada Republike Slovenije.
2. člen
Arhiv je ustanovil Občinski ljudski odbor Koper z odločbo, št.
01/3-560/2-56 z dne 25. 2. 1956 za izvajanje varstva arhivskega gradiva za
občino Koper. Od 1. 7. 1966 je bilo območje razširjeno na Občine Ilirska
Bistrica, Izola, Postojna in Sežana. S sklepom Okrožnega gospodarskega sodišča
Koper, št. 1068/67 z dne 13. 10. 1967 je bil arhiv preimenovan v Pokrajinski
arhiv Koper. 20. 6. 1974 je bil arhivu priključen Mestni arhiv Piran. S sklepom
o ustanovitvi javnega zavoda Pokrajinski arhiv Koper (Uradni list RS, št. 17/98)
je postala ustanoviteljica arhiva Republika Slovenija.
3. člen
Poslanstvo arhiva je trajno in celovito izvajanje varstva arhivskega
gradiva v skladu z zakonom o arhivskem gradivu in arhivih (Uradni list RS, št.
20/97, 32/97 in 24/03, v nadaljnjem besedilu: ZAGA).
Območje arhiva pokriva območje naslednjih upravnih enot:
Koper, Izola, Piran, Sežana, Postojna in Ilirska Bistrica.
4. člen
Ime arhiva: Pokrajinski arhiv Koper.
Sedež arhiva: Kapodistriasov trg 1, 6000 Koper.
Arhiv je pravna oseba.
Arhiv je vpisan v sodni register pri Okrožnem sodišču v Kopru
pod registrsko številko 1-72-00.
5. člen
Arhiv uporablja pri poslovanju žig okrogle oblike z
naslednjim besedilom: Pokrajinski arhiv Koper Archivio regionale di
Capodistria.
II. ORGANIZACIJA IN DEJAVNOST ARHIVA
6. člen
Arhiv izvaja svojo dejavnost na sedežu arhiva in v naslednji dislocirani
enoti:
Pokrajinski arhiv Koper, Enota Piran, Župančičeva 4, ki
pokriva območje Občine Piran.
7. člen
Na podlagi 11. člena ZAGA opravlja arhiv v okviru javne službe
naslednje dejavnosti:
-
vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih osebah, dajanje
pojasnil v zvezi z dolžnostmi iz 20. člena ZAGA, izvajanje strokovnega nadzora
in usposabljanje delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom;
-
zbiranje in strokovno obdelovanje javnega in zasebnega arhivskega
gradiva, izdelovanje inventarjev, vodnikov in drugih pripomočkov za uporabo
arhivskega gradiva in njihovo objavljanje, objavljanje arhivskih virov;
-
hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva;
-
vodenje evidenc javnega in zasebnega arhivskega gradiva;
-
izdelovanje vodnikov in drugih pripomočkov o arhivskem gradivu, ki je v
tujini in se nanaša na Slovenijo in Slovence, dopolnjevanje lastnega gradiva z
reprodukcijami tega gradiva;
-
evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb;
-
sodelovanje z lastniki zasebnega arhivskega gradiva, strokovno
svetovanje, izvajanje strokovnega nadzora;
-
dajanje arhivskega gradiva v uporabo, izdajanje prepisov oziroma kopij
dokumentov ter potrdil na podlagi dokumentov;
-
posredovanje kulturnih vrednot v zvezi z arhivskim gradivom;
-
opravljanje raziskovalnih nalog na področju arhivistike, zgodovine in
drugih ved, povezanih z arhivskim gradivom;
-
izdajanje publikacij.
8. člen
Naloge iz prejšnjega člena so v skladu z uredbo o uvedbi in
uporabi standardne klasifikacije dejavnosti (Uradni list RS, št. 2/02)
razvrščene:
O/92.511 Dejavnost knjižnic
O/92.512 Dejavnost arhivov
O/92.320 Obratovanje objektov za kulturne
prireditve
M/80.422 Drugo izobraževanje, izpopolnjevanje
in usposabljanje, d.n.
K/72.400 Omrežne podatkovne storitve
K/73.201 Raziskovanje in eskperimentalni
razvoj na področju družboslovja
K/73.202 Raziskovanje in eskperimentalni
razvoj na področju humanistike
K/74.810 Fotografska dejavnost
K/74.852 Fotokopiranje in drugo razmnoževanje
K/74.871 Prirejanje razstav, sejmov in
kongresov
DE/22.110 Izdajanje knjig
DE/22.130 Izdajanje revij in periodike
DE/22.150 Drugo založništvo
DE/22.230 Knjigoveštvo.
III. ORGANI ZAVODA
9. člen
Organi zavoda so:
-
direktor in
-
svet.
Direktor
10. člen
Direktor zastopa, predstavlja in vodi poslovanje arhiva ter
odgovarja za zakonitost in strokovnost dela zavoda.
Direktor mora pri vodenju poslov ravnati z javnimi in drugimi
sredstvi s skrbnostjo vestnega gospodarja.
Direktorja imenuje minister, pristojen za kulturo (v
nadaljnjem besedilu: minister), na podlagi javnega razpisa ter po predhodnem
mnenju sveta arhiva. Poleg javnega razpisa lahko minister povabi posamezne
kandidate tudi neposredno. Če svet arhiva ne da mnenja v roku 30 dni, se šteje,
da je mnenje pozitivno.
Mandat direktorja traja pet let in je po izteku te dobe lahko
ponovno imenovan.
Na podlagi akta o imenovanju direktorja sklene z njim pogodbo
o zaposlitvi v imenu sveta njegov predsednik. Delovno razmerje z direktorjem se
sklene za določen čas, za čas trajanja mandata.
Predhodno soglasje k pogodbi o zaposlitvi direktorja daje
minister.
11. člen
Za direktorja je lahko imenovan kandidat, ki poleg splošnih pogojev
izpolnjuje naslednje pogoje:
-
univerzitetna izobrazba družboslovne smeri,
-
najmanj pet let delovnih izkušenj na področju arhivske dejavnosti in
poznavanje področja dela arhiva,
-
strokovni izpit s področja arhivske dejavnosti,
-
sposobnosti za organiziranje in vodenje dela v arhivu,
-
aktivno znanje slovenskega jezika,
-
aktivno znanje najmanj enega svetovnega jezika in pasivno znanje najmanj
enega svetovnega jezika.
Kandidat za direktorja mora k prijavi na razpis predložiti program
delovanja arhiva v prihodnjih petih letih.
12. člen
Naloge direktorja so:
-
organizira delo arhiva,
-
sprejema strateški načrt,
-
sprejema program dela,
-
sprejema akt o organizaciji dela po predhodnem mnenju reprezentativnih
sindikatov v arhivu,
-
sprejema akt o sistemizaciji delovnih mest po predhodnem mnenju
reprezentativnih sindikatov v arhivu,
-
sprejema kadrovski načrt,
-
sprejema finančni načrt,
-
sprejema načrt nabav osnovnih sredstev in investicijskega vzdrževanja,
-
sprejema druge akte, ki urejajo pomembna vprašanja v zvezi z delovanjem
arhiva,
-
poroča ustanovitelju in svetu o zadevah, ki lahko pomembno vplivajo na
delovanje arhiva,
-
pripravi letno poročilo,
-
v imenu arhiva sklepa delovna razmerja z delavci arhiva, razporeja
delavce, odloča o prenehanju delovnih razmerij in izvaja druge pristojnosti s
področja delovnih razmerij v skladu z zakoni, kolektivnimi pogodbami in
splošnimi akti arhiva,
-
izdaja posamične akte ter imenuje komisije, delovne skupine ali telesa
za proučitev določenih vprašanj oziroma izvedbo določenih nalog, če to ni v
pristojnosti sveta arhiva,
-
obvešča javnost o delu arhiva,
-
opravlja druge naloge, ki jih določajo veljavni predpisi, splošni akti
arhiva ter ta sklep.
K aktom iz druge, tretje, četrte, pete, šeste, sedme in osme
alinee prejšnjega odstavka daje soglasje svet.
13. člen
Direktor je lahko razrešen pred potekom mandata:
-
če sam zahteva razrešitev,
-
če pride do katerega od razlogov, ko po predpisih o delovnih razmerjih
preneha delovno razmerje po samem zakonu,
-
če direktor pri svojem delu ne ravna po predpisih in splošnih aktih
arhiva ali ne izvršuje sklepov sveta oziroma ustanovitelja, ali ravna v
nasprotju z njimi,
-
če s svojim nevestnim ali nepravilnim delom povzroči arhivu večjo škodo
ali če zanemarja ali malomarno opravlja svoje delovne dolžnosti, tako da
nastanejo ali bi lahko nastale hujše motnje pri izvrševanju nalog arhiva.
Minister mora pred sprejemom sklepa o razrešitvi pridobiti predhodno
mnenje sveta ter seznaniti direktorja o razlogih za razrešitev in mu dati
možnost, da se o njih izjavi v roku 30 dni.
Če svet ne da mnenja v roku iz prejšnjega odstavka, se šteje,
da se z razrešitvijo strinja.
14. člen
V pravnem prometu zastopa in predstavlja direktor arhiv neomejeno
in je pooblaščen za sklepanje pogodb v okviru potrjenega finančnega načrta,
razen:
-
pogodb o investicijah, za katere je potreben sklep sveta,
-
pogodb, ki se nanašajo na nepremičnine, ki jih ima arhiv v upravljanju,
za kar je potrebno predhodno soglasje ustanovitelja.
Direktor lahko pri uresničevanju svojih pooblastil, določenih
z zakonom in tem aktom, prenese opravljanje posameznih zadev na posamezne
delavce s posebnimi pooblastili v skladu z aktom o notranji organizaciji dela
in sistemizaciji delovnih mest.
15. člen
Arhiv ima lahko enega pomočnika direktorja.
Pomočnika imenuje direktor na podlagi javnega razpisa.
Mandat pomočnika direktorja traja za čas trajanja mandata direktorja
in se lahko ponovi.
Delovno razmerje pomočnika direktorja se sklene za določen
čas.
16. člen
Pomočnik direktorja mora izpolnjevati naslednje pogoje:
-
univerzitetna izobrazba družboslovne smeri,
-
najmanj pet let delovnih izkušenj na področju arhivske dejavnosti in
poznavanje področja dela arhiva,
-
strokovni izpit s področja arhivske dejavnosti,
-
sposobnost za organiziranje in vodenje dela v arhivu,
-
aktivno znanje slovenskega jezika,
-
aktivno znanje najmanj enega svetovnega jezika in pasivno znanje najmanj
enega svetovnega jezika.
17. člen
Pomočnik direktorja je lahko razrešen pred potekom mandata iz
istih razlogov kot direktor.
Pred sprejemom sklepa o razrešitvi, na podlagi razlogov iz
prejšnjega odstavka, mora direktor seznaniti pomočnika direktorja o razlogih za
razrešitev in mu dati možnost, da se v roku 15 dni o njih izjavi.
Pomočniku predčasno preneha mandat tudi v primeru predčasnega
prenehanja mandata direktorju.
Svet
18. člen
Svet ima tri člane, od tega imenuje:
-
enega člana Vlada Republike Slovenije na predlog ministra,
-
enega člana izvolijo delavci arhiva,
-
enega člana predlaga Kulturniška zbornica Slovenije.
Na prvi konstitutivni seji člani izmed sebe izvolijo
predsednika in namestnika.
Volitve predstavnika delavcev se uredijo v aktu, ki ga v skladu
s predpisi, ki urejajo sodelovanje delavcev pri upravljanju, sprejme pristojni
organ zaposlenih ali zaposleni na zboru delavcev.
Volitve se razpišejo največ 90 in najmanj 60 dni pred potekom
mandata.
Mandat članov sveta traja štiri leta in so lahko po preteku mandata
ponovno imenovani oziroma izvoljeni. Direktor je dolžan obvestiti ministrstvo,
pristojno za kulturo, o poteku mandata članom sveta najmanj 90 dni pred
potekom.
Svet sklepa veljavno, če je na seji navzoča večina članov sveta.
Svet sprejema odločitve z večino glasov vseh članov.
Podrobnejše delovanje uredi svet s poslovnikom.
19. člen
Svet opravlja naloge sveta iz 42. člena ZUJIK, kot tudi naloge
strokovnega sveta iz 40. člena ZUJIK, in sicer:
-
nadzira zakonitost dela in poslovanja arhiva,
-
spremlja, analizira in ocenjuje delovanje arhiva,
-
predlaga ustanovitelju revizijo poslovanja, ki jo lahko opravi tudi
notranji revizor ustanovitelja,
-
ocenjuje delo direktorja,
-
daje soglasje k strateškemu načrtu, programu dela, finančnem načrtu,
sistemizaciji delovnih mest, organizaciji dela, kadrovskemu načrtu, načrtu
nabav, ter nadzira njihovo izvajanje,
-
daje soglasje k cenam javnih kulturnih dobrin,
-
potrjuje letno poročilo arhiva,
-
sklepa pogodbo o zaposlitvi z direktorjem po predhodnem soglasju
ministra,
-
spremlja in ocenjuje delovanje arhiva in politiko njegovega ustanovitelja,
-
ugotavlja ustreznost strateškega načrta in programa dela glede na namen,
zaradi katerega je arhiv ustanovljen,
-
obravnava vprašanja s področja strokovnega dela arhiva in daje
direktorju mnenja, predloge in pobude za reševanje teh vprašanj,
-
daje predhodno mnenje ministru k imenovanju in razrešitvi direktorja
arhiva,
-
opravlja druge naloge v skladu z veljavnimi predpisi in tem sklepom.
20. člen
Prvo konstitutivno sejo sveta skliče direktor v roku 30 dni
po imenovanju oziroma po izvolitvi predstavnikov delavcev in prejemu predlogov.
Svetu prične teči mandat z dnem konstituiranja.
21. člen
Član sveta je lahko razrešen oziroma odpoklican pred potekom
mandata, za katerega je imenovan oziroma izvoljen, če:
-
sam zahteva razrešitev,
-
se trikrat zaporedoma ne udeleži seje sveta,
-
pri svojem delu ne ravna v skladu s predpisi,
-
ne opravlja svojih nalog oziroma jih ne opravlja strokovno.
V primeru predčasne razrešitve oziroma odpoklica člana se za
čas do izteka mandata imenuje nov član po istem postopku, kot je bil imenovan
oziroma izvoljen razrešeni član.
22. člen
Člana sveta, ki ga imenuje Vlada Republike Slovenije, razreši
Vlada Republike Slovenije na predlog ministra.
Predstavnika delavcev se odpokliče v skladu z aktom iz tretjega
odstavka 17. člena tega sklepa.
Predlog za odpoklic člana sveta lahko poda poleg
predlagatelja tudi svet ali minister.
IV. SREDSTVA ZA DELO IN ODGOVORNOST ZA OBVEZNOSTI ARHIVA
23. člen
Arhiv upravlja z vsem premoženjem, s premičnim premoženjem in
z nepremičninami. S premičnim premoženjem upravlja arhiv samostojno, z
nepremičninami pa samo po predhodnem soglasju Republike Slovenije.
Arhiv upravlja z nepremičnino, parc. št. 382/3 – dvorišče v
izmeri 42 m2 in stavbišče v izmeri 3 a 79 m2 s stavbo ter
parc. št. 382/4 – dvorišče v izmeri 10 a 97 m2 in stavbišče v izmeri
3 a 93 m2 s stavbo, obe vpisani v vl. št. 1048, k.o. Koper, ki je
last Republike Slovenije.
24. člen
Arhiv pridobiva sredstva za opravljanje svoje dejavnosti:
-
iz državnega proračuna,
-
iz proračuna lokalnih skupnosti,
-
s prodajo blaga in storitev na trgu,
-
z donacijami, darili in iz drugih virov v skladu z zakonom.
25. člen
Presežek prihodkov nad odhodki arhiv nameni za izvajanje in
razvoj svoje dejavnosti.
O načinu razpolaganja s presežkom prihodkov nad odhodki odloča
ustanovitelj na predlog direktorja in po predhodnem mnenju sveta.
O načinu pokrivanja morebitnega primanjkljaja odloča ustanovitelj
na predlog direktorja in po predhodnem mnenju sveta.
V. PRAVICE, OBVEZNOSTI IN ODGOVORNOSTI ARHIVA V PRAVNEM
PROMETU
26. člen
Arhiv je pravna oseba, ki nastopa v pravnem prometu v okviru
svoje dejavnosti samostojno, z vsemi pravicami in obveznostmi, v svojem imenu
in za svoj račun, ter sklepa pogodbe in pravne posle v okviru dejavnosti,
vpisanih v sodni register in v skladu s tem sklepom.
Za obveznosti, ki jih prevzema v pravnem prometu, arhiv
odgovarja z vsemi sredstvi, s katerimi lahko razpolaga.
VI. ODGOVORNOSTI USTANOVITELJA ZA OBVEZNOSTI ARHIVA TER MEDSEBOJNE
PRAVICE IN OBVEZNOSTI USTANOVITELJA IN ARHIVA
27. člen
Za obveznosti arhiva odgovarja Republika Slovenija do višine
sredstev, ki jih v tekočem letu zagotavlja iz proračuna Republike Slovenije za
delovanje arhiva.
Republika Slovenija ne odgovarja za obveznosti arhiva iz
naslova drugih dejavnosti, ki jih arhiv opravlja za druge naročnike.
VII. JAVNOST DELA IN OBVEŠČANJE
28. člen
Delo arhiva je javno.
Arhiv zagotavlja javnost svojega dela z dajanjem informacij o
svojem delu.
VIII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
29. člen
Svet se konstituira najkasneje v treh mesecih od uveljavitve tega
sklepa. Do takrat opravljajo nujne naloge obstoječi organi.
Z dnem uveljavitve tega sklepa nadaljuje z delom dosedanji direktor
do izteka mandata, za katerega je bil imenovan.
30. člen
Akt o sistemizaciji delovnih mest, strateški in kadrovski načrt
morajo biti sprejeti najkasneje do 29. 11. 2003. Do sprejema novega akta o
sistemizaciji velja obstoječi akt v vseh določbah, ki niso v nasprotju z zakoni
in tem sklepom.
Z dnem uveljavitve tega sklepa preneha veljati statut Pokrajinskega
arhiva Koper z dne 14. 9. 1999 in poslovnik sveta Pokrajinskega arhiva Koper z
dne 22. 4. 1999, razen določb, ki urejajo volitve predstavnikov delavcev v
svet.
Te določbe se smiselno uporabljajo za prve volitve predstavnikov
delavcev v svet in prenehajo veljati po končanih postopkih teh volitev.
31. člen
Z dnem uveljavitve tega sklepa preneha veljati sklep o ustanovitvi
javnega zavoda Pokrajinski arhiv Koper (Uradni list RS, št. 17/98).
32. člen
Direktor poskrbi za vpis tega sklepa v sodni register.
33. člen
Ta sklep začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu
Republike Slovenije.
Št. 633-02/2003-1
Ljubljana, dne 26. junija 2003.
EVA 2003-3511-0036
Vlada Republike Slovenije
dr. Slavko Gaber l.
r.
Minister