Pravilnik o izvajanju notranje kontrole, pooblaščencu, hrambi in varstvu podatkov ter upravljanju evidenc pri organizacijah, odvetnikih, odvetniških družbah in notarjih

Na podlagi 46. člena Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 60/07) izdaja minister za finance

PRAVILNIK

o izvajanju notranje kontrole, pooblaščencu, hrambi in varstvu podatkov ter upravljanju evidenc pri organizacijah, odvetnikih, odvetniških družbah in notarjih

I. UVOD

1. člen

(1) S tem pravilnikom se določajo podrobnejša pravila za izvajanje nalog, določenih v Zakonu o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (Uradni list RS, št. 60/07; v nadaljnjem besedilu: zakon), in sicer:

-        način izvajanja notranje kontrole v organizacijah iz prvega odstavka 4. člena zakona in pri odvetnikih, odvetniških družbah in notarjih (v nadaljnjem besedilu: zavezanci);

-        postopek priprave seznama indikatorjev za prepoznavanje strank in transakcij, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma (v nadaljnjem besedilu: seznam indikatorjev) pri zavezancih, ter uporaba tega seznama;

-        delovanje pooblaščenca in namestnika pooblaščenca pri zavezancu;

-        način upravljanja evidenc zavezancev o strankah, poslovnih razmerjih in transakcijah ter sporočenih podatkov Uradu RS za preprečevanje pranja denarja (v nadaljnjem besedilu: urad);

-        način varstva in hrambe podatkov o strankah, poslovnih razmerjih in transakcijah pri zavezancih.

(2) S tem pravilnikom se določajo minimalni standardi. Podrobnejša pravila, vključno s postopki, roki in načinom izvajanja notranje kontrole, določi zavezanec v svojih notranjih aktih.

II. NOTRANJA KONTROLA

2. člen

(1) Notranja kontrola izvajanja nalog po zakonu je sestavni del kontrole poslovanja zavezanca.

(2) Zavezanec zagotovi redno kontrolo izvajanja določil zakona, razen če ima zaposlene manj kot štiri delavce.

(3) Namen kontrole je preprečevanje, zaznavanje in odpravljanje napak pri izvajanju zakona ter izboljšanje notranjega sistema odkrivanja transakcij ali strank, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma.

3. člen

Notranja kontrola se nanaša na:

-        dolžnost izvedbe analize tveganja oziroma postopka za določitev ocene tveganja posamezne skupine ali vrste stranke, poslovnega razmerja, produkta ali transakcije glede na možne zlorabe za pranje denarja ali financiranje terorizma (6. člen zakona);

-        dolžnost izvajanja ukrepov pregleda stranke v primerih iz prvega odstavka 8. člena zakona (7. člen zakona);

-        dolžnost ugotavljanja oziroma preverjanja istovetnosti stranke, ko stranka pristopi k sefu ali vstopi v igralnico oziroma igralni salon (18. člen zakona);

-        dolžnost sporočanja podatkov o vsaki transakciji, ki se izvaja v gotovini in presega vrednost 30.000 EUR, in dolžnost sporočanja podatkov uradu, kadar v zvezi s transakcijo ali stranko obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma (prvi in tretji odstavek 38. člena ter prvi odstavek 49. člena zakona);

-        dolžnost seznanjanja in zagotavljanja izvajanja ukrepov odkrivanja in preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma v podružnicah zavezanca in njegovih hčerinskih družbah v večinski lasti v tretjih državah (39. člen zakona);

-        dolžnost hranjenja podatkov in pripadajoče dokumentacije deset let po prenehanju poslovnega razmerja, opravljeni transakciji, vstopu stranke v igralnico oziroma igralni salon ali pristopu k sefu (79. člen zakona);

-        dolžnost upravljanja evidenc podatkov o strankah, poslovnih razmerjih in transakcijah iz 8. člena zakona in evidenc sporočenih podatkov uradu iz 38. člena zakona (prvi odstavek in drugi odstavek 82. člena zakona);

-        dolžnost začasne ustavitve transakcije za največ 72 ur po odredbi urada in dolžnost ravnati se po navodilih urada o postopku z osebami, na katere se začasna ustavitev transakcije nanaša (57. člen zakona);

-        dolžnost posredovanja podatkov, informacij in dokumentacije o strankah in transakcijah, ki jih je zavezanec pridobil ali jih vodi na podlagi zakona (54. in 55. člen zakona);

-        dolžnost imenovanja pooblaščenca in enega ali več namestnikov pooblaščenca, ki uradu sporoča podatke v skladu z 38., 49., 54 in 55. členom zakona (40. člen zakona);

-        dolžnost priprave seznama indikatorjev za prepoznavanje strank in transakcij, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma (51. člen zakona);

-        dolžnost varovanja tajnosti podatkov oziroma prepoved razkritja stranki ali tretji osebi (76. člen zakona).

4. člen

(1) Za vzpostavitev in organiziranje notranje kontrole sta odgovorna zavezanec in njegovo poslovodstvo.

(2) V zvezi z izvajanjem notranje kontrole se v notranjem aktu zavezanca določi in razmeji odgovornost med poslovodstvom zavezanca, organizacijskih enot oziroma podružnic, pooblaščencem, namestnikom pooblaščenca in drugimi službami zavezanca.

5. člen

(1) Če urad za izvajanje 86. člena zakona tako zahteva, mora zavezanec v pisni obliki sestaviti letno poročilo o izvajanju notranje kontrole in ukrepov v preteklem letu in ga uradu posredovati najkasneje v 15 dneh od prejema zahteve.

(2) Za zavezance, ki so kreditne ali finančne institucije iz 11. in 25. točke 3. člena zakona, mora poročilo iz prejšnjega odstavka vsebovati podatke o:

-        številu sporočenih gotovinskih transakcij nad 30.000 EUR;

-        številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma, sporočenih uradu;

-        številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma, sporočenih pooblaščencu, ki jih ta ni poslal uradu;

-        številu tretjim osebam prepuščenih pregledov strank pri sklepanju poslovnega razmerja v skladu s 24. členom zakona;

-        izvedenih prilagoditvah glede izvajanja 6. člena zakona pri zavezancu (analiza tveganja);

-        zaznanih težavah pri izvajanju ukrepov odkrivanja ter preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, določenih v zakonu, v svojih podružnicah in hčerinskih družbah v večinski lasti, ki imajo sedež v tretji državi;

-        pogostosti uporabe posameznih indikatorjev za prepoznavanje strank in transakcij, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma v prijavah, sporočenih pooblaščencu;

-        številu in ugotovitvah kontrol, ki so bile v skladu s tem pravilnikom opravljene pri zavezancu (npr. o vrsti zaznanih in odpravljenih napak);

-        ukrepih, ki jih je zavezanec sprejel na podlagi ugotovitev kontrol;

-        računalniški podpori v zvezi z izvajanjem zakona (npr. ali ta omogoča nemoten prenos podatkov uradu in centralno vodenje podatkov o strankah);

-        obsegu in vsebini izobraževalnih programov s področja preprečevanja in odkrivanja pranja denarja ali financiranja terorizma, podatke o kraju in osebah, ki so izobraževanje vodile, številu delavcev, ki so se udeležili izobraževanja in oceni potreb izobraževanja v prihodnje.

(3) Za vse druge zavezance, ki niso institucije iz 11. in 25. točke 3. člena zakona, mora poročilo iz prvega odstavka tega člena vsebovati podatke o:

-        številu sporočenih gotovinskih transakcij nad 30.000 EUR;

-        številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma, sporočenih uradu;

-        številu transakcij ali strank, v zvezi s katerimi so obstajali razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma, sporočenih pooblaščencu, ki jih ta ni poslal uradu;

-        številu tretjim osebam prepuščenih pregledov strank pri sklepanju poslovnega razmerja v skladu s 24. členom zakona;

-        pogostosti uporabe posameznih indikatorjev za prepoznavanje strank in transakcij, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma v prijavah, sporočenih pooblaščencu;

-        številu in ugotovitvah kontrol, ki so bile v skladu s tem pravilnikom opravljene pri zavezancu (npr. o vrsti zaznanih in odpravljenih napak) ter ukrepih, ki jih je zavezanec sprejel na podlagi ugotovitev kontrol;

-        obsegu in vsebini izobraževalnih programov s področja preprečevanja in odkrivanja pranja denarja ali financiranja terorizma, podatke o kraju in osebah, ki so izobraževanje vodile, številu delavcev, ki so se udeležili izobraževanja in oceni potreb izobraževanja v prihodnje.

(4) Zavezanec o svojih statusnih spremembah ter spremembah sedeža, vključno s spremembami v zvezi s poslovnimi enotami, obvesti urad najkasneje v 15 dneh od nastanka spremembe.

III. POOBLAŠČENEC

6. člen

(1) Kolikor zavezanec v skladu s 40. členom zakona imenuje pooblaščenca in enega ali več njegovih namestnikov, mora v svojih notranjih aktih jasno razmejiti odgovornost med pooblaščencem in namestnikom pooblaščenca.

(2) Pri sporočanju podatkov o osebah ali transakcijah, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma (tretji odstavek 38. člena in prvi odstavek 49. člena zakona), pooblaščenec sam oceni, ali v sporočilih, ki jih je prejel od ostalih delavcev pri zavezancu, obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma. Če se odloči, da prejetega sporočila ne bo poslal uradu, mora o tem napisati uradni zaznamek in v njem navesti razloge za takšno odločitev.

IV. VARSTVO IN HRAMBA PODATKOV TER UPRAVLJANJE EVIDENC

7. člen

(1) Zavezanec v svojem notranjem aktu v skladu s svojo področno zakonodajo določi ustrezno stopnjo tajnosti podatkov, ki jih po zakonu pridobiva, obdeluje in sporoča uradu, razen če zakon določa drugače.

(2) Dostop do podatkov iz prejšnjega odstavka je omejen. Zavezanec v svojih notranjih aktih določi, kdo ima poleg pooblaščenca in namestnika pooblaščenca dostop do navedenih podatkov.

8. člen

(1) Zavezanec hrani podatke in pripadajočo dokumentacijo v zvezi z izvajanjem zakona po kronološkem redu in na način, ki omogoča dostop v celotnem obdobju, kot je v skladu z zakonom predpisana njihova hramba.

(2) Zavezanec podatke, informacije in dokumentacijo o transakcijah in osebah, v zvezi s katerimi obstajajo razlogi za sum pranja denarja ali financiranja terorizma, ki so na podlagi 76. člena zakona označeni z ustrezno stopnjo tajnosti v skladu z zakonom, ki ureja tajne podatke oziroma v skladu z notranjim aktom zavezanca, hrani ločeno od ostalih evidenc.

(3) Dokumentacija o strokovnem usposabljanju pri zavezancih mora vsebovati tudi dokazila o udeležbi posameznih delavcev na seminarjih ali drugih oblikah izobraževanja.

(4) Zavezanec podrobneje določi način hranjenja podatkov in dokumentacije, ki vključuje tudi prostor za hranjenje, v svojih notranjih aktih.

9. člen

Zavezanec, ki uradu sporoča podatke po elektronski pošti, hrani datoteke o aktivnostih v zvezi s prenosom podatkov še deset let po opravljenem prenosu.

V. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

10. člen

Zavezanec izda oziroma uskladi svoje notranje akte s tem pravilnikom najkasneje v 90 dneh po uveljavitvi tega pravilnika.

11. člen

Z dnem uveljavitve tega pravilnika se preneha uporabljati Pravilnik o pooblaščencu, načinu izvajanja notranje kontrole, hrambi in varovanju podatkov, vodenju evidenc in strokovnem usposabljanju delavcev organizacij, odvetnikov, odvetniških družb, notarjev, revizijskih družb, samostojnih revizorjev in pravnih ali fizičnih oseb, ki opravljajo računovodske storitve ali storitve davčnega svetovanja (Uradni list RS, št. 88/02).

12. člen

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.

Št. 007-17/2008/2

Ljubljana, dne 16. januarja 2008

EVA 2008-1611-0027

dr. Andrej Bajuk l.r.

Minister

za finance