Pravilnik o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij

Na podlagi tretjega odstavka 13. člena Zakona o obveznem izvodu publikacij (Uradni list RS, št. 69/06) izdaja Narodna in univerzitetna knjižnica

PRAVILNIK

o hranjenju, uporabi in izločanju obveznih izvodov publikacij

1. VSEBINA

1. člen

(1) Ta pravilnik določa način ravnanja z arhivskimi in drugimi obveznimi izvodi publikacij (v nadaljnjem besedilu: obvezni izvod) v depozitarnih organizacijah na podlagi prvega in tretjega odstavka 13. člena Zakona o obveznem izvodu publikacij (v nadaljnjem besedilu: zakon).

(2) Ravnanje z obveznim izvodom zajema:

-        sprejemanje in zbiranje,

-        bibliografsko obdelavo,

-        hranjenje in varovanje,

-        dajanje v uporabo,

-        izdajanje strokovnega mnenja v primeru dvoma, ali gre za gradivo, za katero veljajo določbe zakona.

2. SPREJEMANJE IN ZBIRANJE

2. člen

(1) Če Narodna in univerzitetna knjižnica (v nadaljnjem besedilu: NUK) ugotovi, da zavezanec ni poslal obveznega izvoda v določenem roku ali ga je poslal v premajhnem številu primerkov, posreduje zavezancu pisni poziv, da v roku sedmih dni po prejemu poziva pošlje zahtevane obvezne izvode.

(2) Če zavezanec na podlagi pisnega poziva v sedmih dneh ne posreduje obveznega izvoda v skladu z zakonom in tem pravilnikom, NUK obvesti inšpektorat iz 22. člena zakona.

(3) V primeru ponavljajočega neizpolnjevanja obveznosti s strani zavezanca, ga NUK ne poziva več v skladu s prvim odstavkom tega člena.

(4) NUK mora sprejeti vsak obvezni izvod, ki ga pošlje zavezanec iz 9. člena zakona. Če zavezanec pošlje preveliko število izvodov, NUK razpolaga z odvečnimi izvodi v skladu s svojo nabavno politiko in jih ne pošilja drugim depozitarnim organizacijam.

3. člen

Depozitarne organizacije (v nadaljnjem besedilu: druge knjižnice) morajo sprejeti vsak obvezni izvod, ki jim ga pošlje NUK.

4. člen

(1) NUK in Univerzitetna knjižnica Maribor (v nadaljnjem besedilu: UKM) en primerek obveznega izvoda namenita trajni uporabi (postavitveni izvod), drugi, arhivski primerek, pa trajnemu hranjenju v skladu z 19. členom zakona (arhivski izvod).

(2) Druge knjižnice primerek obveznega izvoda namenijo uporabi v skladu s 13. členom zakona, pri čemer primerke obveznega izvoda uvrstijo v redno zbirko na osrednji lokaciji knjižnice in jih po določenem času lahko izločijo na podlagi  navodil NUK za izločanje in odpis knjižničnega gradiva in svojih internih aktov.

(3) Druge knjižnice hranijo monografske publikacije iz obveznega izvoda vsaj tri leta, časopise vsaj eno leto, časnike in druge publikacije pa vsaj šest mesecev. O nadaljnjem hranjenju odloča vsaka knjižnica sama v skladu s svojo politiko oblikovanja knjižnične zbirke.

3. OPREMA, INVENTARIZACIJA IN BIBLIOGRAFSKA OBDELAVA

5. člen

(1) Pri arhivskih izvodih se oznak (npr. signaturne nalepke in črtne kode) ne lepi neposredno na gradivo, ampak na zaščitne ovoje ali pasice.

(2) Za označevanje ostalih obveznih izvodov se uporablja samolepilne etikete z obstojnim lepilom, ki povzroča čim manj poškodb na gradivu (npr. nalepke iz trajno obstojnega papirja s kemično stabilnim in vodotopnim lepilom).

6. člen

(1) Za neposredno označevanje arhivskih izvodov na tiskanih nosilcih se uporabljajo mehak grafitni svinčnik (B) ali druga pisala, ki ne poškodujejo papirja. Za označevanje zvočnih, slikovnih, fizičnih elektronskih in podobnih nosilcev se uporabljajo pisala, ki so namenjena označevanju določene vrste nosilca in ga ne poškodujejo.

(2) Vsi primerki obveznega izvoda se označijo tudi z lastniškim žigom, razen v primerih, ko se nosilca zapisa ne sme ali ne more žigosati, ker bi ga s tem poškodovali. V takem primeru se žigosa spremno gradivo ali škatlo oziroma zaščitni ovoj. Črnilo za žige mora biti obstojno ter ne sme povzročati škode.

7. člen

(1) Obvezni izvod se ob upoštevanju določb 5. in 6. člena tega pravilnika označi z inventarno številko, ki se v skladu z možnostmi razlikuje od inventarnih številk za drugo gradivo knjižnice.

(2) Če je inventarna številka po strukturi enaka za vse vrste gradiva, je potrebno omogočiti izpis obsega in drugih značilnosti prejetega gradiva iz obveznega izvoda na drugačen način.

8. člen

V skladu s tretjim odstavkom 16. člena zakona morajo biti bibliografski podatki o publikacijah iz obveznega izvoda dostopni v vzajemnem katalogu. Vsaka depozitarna organizacija mora evidentirati, inventarizirati, formalno in vsebinsko obdelati svoje primerke publikacij iz obveznega izvoda in zapise opremiti s podatki, ki omogočajo kadarkoli narediti izpise o prejetem obveznem izvodu.

9. člen

NUK v vzajemni bibliografski bazi vsak zapis publikacije iz obveznega izvoda označi s posebno oznako, ki omogoča drugim knjižnicam informacije za oblikovanje knjižnične zbirke in izbor publikacij za naročanje.

10. člen

NUK že v fazi predhodnega bibliografskega zapisa (CIP) ali dodelitve mednarodne bibliografske oznake, če je to mogoče, ugotovi, kolikšnemu številu primerkov obveznega izvoda bo publikacija po izdaji podvržena in to ustrezno označi v zapisu.

11. člen

(1) NUK v najkrajšem možnem času po prejemu obveznega izvoda, praviloma pred razpošiljanjem drugim knjižnicam, oblikuje dokončni bibliografski zapis publikacije v vzajemni bibliografski bazi.

(2) NUK na podlagi pravil izbora publikacij za nacionalno bibliografijo v najkrajšem možnem času po prejemu obveznega izvoda, praviloma v tekočem letu, objavi bibliografske zapise publikacij v ustreznih izdajah Slovenske narodne bibliografije.

4. HRANJENJE IN VAROVANJE

12. člen

(1) V skladu s prvim odstavkom 18. člena zakona NUK in UKM obveznega izvoda ne odpisujeta. Če poškodovane primerke obveznega izvoda nadomestita z drugimi izvodi ali z novimi verzijami elektronskih publikacij, poškodovane izvode oziroma stare verzije elektronskih publikacij lahko izločita in odpišeta.

(2) Druge knjižnice lahko odpisujejo obvezni izvod v skladu s tem pravilnikom in z navodili NUK. V primeru več izdaj ali ponatisov iste publikacije morajo depozitarne organizacije v času, določenem v tretjem odstavku 4. člena tega pravilnika, hraniti vsaj eno izdajo.

13. člen

Poleg določb tega pravilnika se za zagotavljanje hranjenja in varovanja arhivskega izvoda smiselno uporabljajo tudi »IFLA načela za hrambo knjižničnega gradiva in za ravnanje z njim« in mednarodni standardi, ki urejajo to področje.

14. člen

Arhivski izvodi se uporabljajo v skladu z 19. členom Zakona za predstavitvene namene in prenos na nadomestni medij.

15. člen

(1) NUK in UKM morata imeti prostore, kjer se hranijo arhivski izvodi, ustrezno urejene in vzdrževane ter opremljene z varnostnimi oziroma nadzornimi sistemi.

(2) V skladu z veljavnimi predpisi mora biti v zgradbah, kjer se hranijo arhivski izvodi, poskrbljeno za preventivne ukrepe za varovanje gradiva (alarmne naprave, protipožarni sistemi, zaščita pred vodo, zaščita pred vlomom).

(3) Prostore in gradivo je treba redno nadzorovati, da se pravočasno ugotovi prisotnost plesni ali škodljivcev, poskrbljeno mora biti za preventivne ukrepe pred razvojem plesni in bioloških škodljivcev. O celovitem čiščenju arhivskega izvoda ter prostorov in opreme za njegovo hranjenje in uporabo se v knjižnicah iz prvega odstavka 4. člena tega pravilnika vodijo zapisniki.

(4) Knjižnice, ki prejemajo obvezni izvod, morajo imeti urejeno prezračevanje in čiščenje prostorov in opreme za dolgoročno hranjenje obveznega izvoda, ki je namenjen uporabi (postavitveni izvod).

16. člen

(1) Prostori kjer se hranijo arhivski izvodi, morajo biti ustrezno zaščiteni pred toploto in vlago, požarom, vlomom in strelo, opremljeni z ustrezno električno napeljavo z napravami za izklop električnega toka v vseh prostorih in s svetili, ki ne povzročajo škodljivih sevanj.

(2) Prostori iz prejšnjega odstavka morajo biti ločeni od drugih prostorov, na mestu, varnem pred vdorom vode, primerno oddaljena od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimnikov, glavnih vodov centralne kurjave in podobnih napeljav in sistemov, grajena protipotresno, iz požarno varnih materialov, grajena tako, da zagotavljajo pravilne mikroklimatske pogoje za hrambo gradiva.

(3) Prostori iz prvega odstavka tega člena morajo imeti kovinsko opremo, senzorje za vlago in temperaturo, ustrezne gasilne naprave, naprave za javljanje požara, vloma in izliva vode, zaščito pred vdorom ultravijoličnih žarkov, tudi če je gradivo s svojo tehnično opremo dovolj zavarovano.

(4) Prostori morajo imeti ustrezno tehnično opremo za hranjenje vseh zvrsti in formatov gradiva.

17. člen

Pri hranjenju arhivskih izvodov morata NUK in UKM poskrbeti za ustrezne klimatske pogoje v prostorih za trajno hranjenje, predvsem za ustrezno temperaturo, vlago, svetlobo ter neonesnaženost zraka (škodljivi plini in prašni delci) v skladu z načeli iz 13. člena tega pravilnika.

18. člen

(1) Arhivske izvode, ki nimajo ustreznih platnic ali druge zaščite, in neknjižno gradivo, je treba hraniti v primernih zaščitnih ovojih za trajno hrambo. Med zaščitne ovoje za trajno hrambo sodijo škatle, kuverte, mape, ovitki in podobno iz kemijsko obstojnih materialov.

(2) Arhivske izvode je treba hraniti po velikosti (formatih) in po vrstah materialov.

19. člen

(1) Poškodovani postavitveni izvodi se v NUK in UKM konzervirajo oziroma restavrirajo ali zamenjajo z drugimi, ki jih ima knjižnica v zalogi ali jih kupi, ali se reproducirajo v skladu z 20. členom zakona.

(2) Poškodovani arhivski izvodi se konzervirajo oziroma restavrirajo, če to ne škodi njihovi izvirni obliki. Če postavitveni izvod ne obstaja več, se arhivski izvod, tudi če je poškodovan, v skladu s tehničnimi možnostmi prenese na nadomestni medij.

20. člen

(1) Dokler je obvezni izvod (postavitveni izvod) postavljen v prostem pristopu in je v redni uporabi ali dokler se knjižnica ne odloči za odpis ali trajno hranjenje, se zanj uporabljajo enaki postopki vzdrževanja in zaščite kot za ostalo gradivo.

(2) Če se knjižnica po preteku rokov iz tretjega odstavka 4. člena tega pravilnika odloči za trajno hranjenje obveznega izvoda, mora upoštevati zahteve za hranjenje in varovanje iz tega pravilnika.

5. DAJANJE V UPORABO

21. člen

(1) Knjižnica uporablja obvezni (postavitveni) izvod za študijske, raziskovalne, predstavitvene in podobne namene. Prednostna uporaba postavitvenega izvoda je uporaba v prostorih knjižnice in uporaba za medknjižnično izposojo.

(2) Če je v drugih knjižnicah obvezni izvod edini izvod določenega dela, ki ga ima knjižnica v svoji zbirki, se ta izvod lahko izposoja tudi na dom, vendar mora knjižnica v svojem internem aktu zagotoviti poseben nadzor nad tem gradivom v primeru izposoje na dom.

(3) Arhivskih izvodov NUK in UKM ne dajeta v uporabo individualnim uporabnikom, ampak se ti primerki lahko uporabljajo samo za potrebe knjižnice v primeru, da ne obstaja drug ustrezen izvod iste publikacije.

(4) Arhivski izvodi se lahko razstavljajo le v varnih razstavnih prostorih z ustrezno opremo, prezračevanjem in svetlobo. Način in čas razstavljanja je potrebno prilagoditi vrsti, obliki in stanju publikacij.

22. člen

Prenos in prevoz arhivskih izvodov se izvaja pod nadzorom na način in z opremo, ki zagotavlja zaščito gradiva pred poškodbami.

23. člen

(1) Primerke obveznega izvoda se reproducira tako, da se pri tem ne povzroči dodatnih poškodb izvirne publikacije. Reprodukcije je treba hraniti ločeno od izvirnika.

(2) Za vse fizične oblike reprodukcij je treba zagotoviti arhivsko, prvo (master) in uporabniško verzijo, da se omeji pogostost reproduciranja originala in arhivske verzije posnetka.

(3) Za vse elektronske oblike reprodukcij je treba zagotoviti arhivsko verzijo, ki se hrani ločeno od uporabniške verzije.

(4) Reproduciranje obveznega izvoda elektronskih publikacij se izvaja samo z namenom in na način, določen v drugem odstavku 20. člena zakona.

6. IZDAJANJE STROKOVNEGA MNENJA V PRIMERU DVOMA

24. člen

(1) NUK na podlagi tretjega odstavka 13. člena zakona v primeru dvoma, ali gre za gradivo, za katero veljajo določbe zakonodaje o obveznem izvodu, izda strokovno mnenje.

(2) V strokovnem mnenju z vsebinskega ali formalnega vidika opredeli, ali gre za publikacijo, ki jo je zavezanec dolžan predati kot obvezni izvod, ali določi, koliko izvodov posamezne publikacije je zavezanec dolžan predati v skladu z zakonom.

(3) Pri izdelavi strokovnega mnenja upošteva zlasti 3. člen zakona, ki kot glavni namen zbiranja obveznega izvoda šteje ohranjanje, dostopnost in zagotavljanje bibliografskega nadzora nad publikacijami, ki v skladu z veljavno zakonodajo sodijo v nacionalno kulturno dediščino.

7. PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA

25. člen

Do izpolnitve pogojev za hranjenje in varovanje arhivskega izvoda v skladu s tem pravilnikom morata NUK in UKM letno poročati pristojnima ministrstvoma o doseženem napredku pri zagotavljanju teh pogojev in stanju opreme in drugih sredstev za polno izvajanje hranjenja in varovanja.

26. člen

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.

Št. 0070-7/2007/16

Ljubljana, dne 13. septembra 2007

EVA 2007-3511-0010

mag. Lenart Šetinc l.r.

Ravnatelj

Narodne in univerzitetne knjižnice