Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju ‡

Opozorilo: Neuradno prečiščeno besedilo predpisa predstavlja zgolj informativni delovni pripomoček, glede katerega organ ne jamči odškodninsko ali kako drugače.

Neuradno prečiščeno besedilo Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju obsega:

-       Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/05 z dne 9. 8. 2005),

-       Uredbo o spremembah in dopolnitvah Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 86/06 z dne 11. 8. 2006),

-       Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 47/08 z dne 16. 5. 2008),

-       Uredbo o celostni grafični podobi Vlade Republike Slovenije in drugih organov državne uprave (Uradni list RS, št. 58/10 z dne 20. 7. 2010)..

PRAVILNIK

o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju

(neuradno prečiščeno besedilo št. 3)

1. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

S tem pravilnikom je določena:

-       oblika knjige pripomb in pohval,

-       oblika tabel organov državne uprave,

-       tehnološke zahteve za sprejem elektronske pošte,

-       pogoji za delovanje poslovnih ponudnikov.

-       oblika prejemne štampiljke,

-       oblika štampiljke »kopija enaka izvirniku«,

-       oblika ovoja,

-       oblika in barva ovojnice za osebno vročanje v upravnem postopku,

-       besedilo elektronskega potrdila o sprejemu vloge,

-       besedilo elektronske vročilnice,

-       besedilo elektronskega sporočila o prispelem dokumentu,

-       oblika overitvene knjige,

-       oblika potrdila o overitvi,

-       oblika zapisa elektronske overitve.

2. KNJIGA PRIPOMB IN POHVAL

2. člen

Knjiga pripomb in pohval (v nadaljnjem besedilu: knjiga) je velikosti formata A4, vezana v trde platnice iz umetnega usnja in ima 100 strani. Razen na platnicah je v knjigi črni tisk.

3. člen

(1) Platnice knjige so temno modre barve.

(2) Na ovitku naslovne strani knjige je z belimi črkami v velikosti 24 pik odtisnjen napis »KNJIGA PRIPOMB IN POHVAL«.

(3) Oblika ovitka naslovne strani knjige je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 1).

4.  člen

(1) Na četrti strani spojnega papirja knjige (priloga št. 2) je navedeno naslednje besedilo:

»V knjigo pripomb in pohval lahko uporabnik upravnih storitev vpiše morebitne pripombe in pohvale, ki se nanašajo na poslovanje organa. Javni uslužbenec mu mora na njegovo zahtevo omogočiti uresničevanje navedene pravice.

Predstojnik organa oziroma vodja notranje organizacijske enote mora obravnavati vse pripombe in pohvale, ki se nanašajo na poslovanje organa, in nanje odgovoriti najkasneje v 15 dneh po vpisu, če oseba navede svoje osebno ime in naslov.

Če oseba ni zadovoljna z odgovorom, se lahko obrne na predstojnika oziroma organ, ki izvaja nadzor nad tistim, ki je podal odgovor. Navedeni mora odgovor pripraviti v roku 15 dni.«

(2) Na vrhu notranje naslovnice je na vrhu odtisnjen grb Republike Slovenije in pod njim napis »REPUBLIKA SLOVENIJA«. Pod napisom je tanka črta, pod črto pa napis »KNJIGA PRIPOMB IN POHVAL«. V spodnjem delu notranje naslovnice je tanka črta, pod katero je na sredini napisano »Organ javne uprave«. Pod črto in prej določenim tekstom je beseda »Žig«.

(3) Hrbtna stran notranje naslovnice je prazen bel list.

(4) Oblika notranje naslovnice je sestavni del tega pravilnika (priloga št. 3)

5. člen

Vsebina vseh notranjih strani je enaka in je razvidna iz priloge št. 4.

6. člen

Na območjih občin, kjer je poleg slovenskega uradni jezik tudi italijanski oziroma madžarski jezik, je tekst knjige izpisan v obeh uradnih jezikih.

3. TABLE ORGANOV DRŽAVNE UPRAVE

7. člen

(prenehal veljati)

8. člen

(prenehal veljati)

9. člen

(prenehal veljati)

10. člen

(prenehal veljati)

11. člen

(prenehal veljati)

12. člen

(prenehal veljati)

13. člen

(prenehal veljati)

4.  TEHNOLOŠKE ZAHTEVE ZA SPREJEM ELEKTRONSKE POŠTE

14. člen

Pošta, ki jo organ prejeme v elektronski obliki, je skladna s tehnološkimi zahtevami, če je posredovana v enem od naslednjih formatov:

-       Formati produktov Microsoft Office (različica "Office 2000" ali starejša): MS Word (.doc); MS Excel (.xls); MS PowerPoint (.ppt);

-       Tekstni formati: ASCII, 8bit (.txt, .asc, .dat,...); RTF (.rtf); XML (.xml) (vsebina določena s posamezno aplikacijo);

-       Grafični formati: Adobe Acrobat, različica 6.0 ali starejša (.pdf); JPEG (.jpg, .jpeg); GIF (.gif,); TIFF (. tif, .tiff):

-       Ostalo: stisnjene datoteke (.zip) združljive s programom Winzip npr. 8.0 (stisnjen je lahko katerikoli format od prve do tretje alinee).

5.  POGOJI ZA DELOVANJE POSLOVNIH PONUDNIKOV

15.  člen

(1) Poslovni ponudnik mora imeti spletni naslov z naslovom strežnika.

(2) Informacijska infrastruktura poslovnega ponudnika mora omogočati izmenjavo podatkov med strežnikom Ministrstva za javno upravo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo) in strežnikom poslovnega ponudnika po varni povezavi (https).

(3) Strežnik poslovnega ponudnika, ki bo komuniciral s centralnim informacijskim sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, mora imeti strežniški certifikat.

(4) Poslovni ponudnik mora vloge odlagati na ciljni elektronski prostor, ki ga določi ministrstvo.

(5) Ministrstvo oblikuje in ponudi shemo za označevalni jezik (xml.), ki ga mora poslovni ponudnik uporabljati za vse tehnološke rešitve, povezane s ponujanjem spletnih vlog.

16. člen

(1) Poslovni ponudnik mora zagotoviti skladnost svojih storitev s tehničnimi zahtevami za elektronsko poslovanje z organi javne uprave, pri tem mora delovati skladno s šifrantom postopkov ter ostalimi tehničnimi zahtevami, ki jih določi ministrstvo.

(2) Poslovni ponudnik mora zagotoviti poslovanje, ki je v skladu z zahtevami za zagotavljanje informacijske varnosti.

17. člen

Poslovni ponudnik mora spoštovati zahteve o varovanju podatkov, kakor jih določajo veljavni predpisi, zlasti pa mora poskrbeti:

-       za zaščito in varovanje osebnih podatkov skladno s predpisi o varstvu osebnih podatkov;

-       za zaščito in varovanje poslovnih tajnosti skladno s predpisi o poslovni tajnosti;

-       za zaščito in varovanje podatkov, ki skladno s predpisi o varovanju davčne tajnosti pomenijo davčno tajnost;

-       za zaščito statističnih podatkov skladno s predpisi o varovanju statističnih vzorcev in podatkov.

18. člen

(1) Poslovni ponudnik ne sme nikomur posredovati podatkov iz njegovega informacijskega sistema, če to ni dovoljeno z veljavnimi predpisi. Podatke, ki jih stranke vnesejo v spletne obrazce, posreduje izključno centralnemu informacijskemu sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje.

(2) Poslovni ponudnik ne sme hraniti podatkov iz prejšnjega člena, če ne pridobi pisnega dovoljenja osebe, na katero se ti podatki nanašajo.

19. člen

Poslovni ponudnik mora upoštevati tudi interne predpise ministrstva glede varovanja in zaščite podatkov. Predvsem morajo poskrbeti za:

-       varovanje prostorov, opreme in sistemsko programske opreme,

-       varovanje aplikativne programske opreme, s katero se obdelujejo podatki, ki so jih stranke vnesle v spletne obrazce,

-       onemogočanje nepooblaščenega dostopa do podatkov pri njihovem prenosu,

-       vključno s prenosom po telekomunikacijskih omrežjih.

20. člen

Spletni obrazci, ki niso bili preverjeni v testnem okolju, ne smejo biti vključeni v ponudbo poslovnega ponudnika.

21. člen

(1) Poslovni ponudnik vzpostavi evidenco spletnih vlog, ki so bile pri izpolnjene v njegovem informacijskem sistemu.

(2) Iz evidence mora biti razvidno tudi, koliko vlog, za katere organe in za katere vsebine je bilo posredovano iz informacijskega sistema poslovnega ponudnika v centralni informacijski sistem za sprejemanje vlog, vročanje in obveščanje.

(3) Če poslovni ponudnik preneha ponujati spletne obrazce, mora o tem obvestiti ministrstvo in predati evidenco spletnih vlog.

22. člen

(1) Poslovni ponudnik mora strankam omogočiti plačilo upravne takse pri posredovanju vlog.

(2) Poslovni ponudnik mora znesek, ki nastane iz naslova plačil upravnih taks, isti dan nakazati organu, ki mu je posredoval vlogo stranke.

23. člen

(1) Poslovni ponudnik mora opravljati posredovanje vlog najmanj šest mesecev od dneva, ko je o prenehanju posredovanja vlog obvestil ministrstvo.

(2) Poslovni ponudnik mora o vsaki spremembi, ki vpliva na posredovanje vlog, pridobiti soglasje ministrstva.

6. PREJEMNA ŠTAMPILJKA

24. člen

Prejemna štampiljka je pravokotne oblike, velikosti 25 x 65 mm. Vgrajeno ima datirko.

25. člen

(1) Praviloma vsebuje 6 polj. Nazivi polj so:

-       Naziv organa javne uprave,

-       Prejeto,

-       Sig. znak,

-       Številka zadeve,

-       Vredn.,

-       Priloge.

(2) Polje Naziv organa javne uprave je izpisano nad ostalimi polji in je v štampiljko vgravirano.

(3) V prejemno štampiljko se lahko doda tudi polje »V vednost«.

7. ŠTAMPILJKA »KOPIJA ENAKA IZVIRNIKU«

26. člen

(1) Štampiljka »kopija enaka izvirniku« je pravokotne oblike, velikosti 30 x 70 mm.

(2) Na štampiljki je v veliki črkami izpisano besedilo: »KOPIJA ENAKA IZVIRNIKU«. Pod tekstom je črtkano označen prostor, namenjen vpisu kraja in datuma ter podpisu uradne osebe.

(3) Poleg prostora, ki je namenjen podpisu uradne osebe, je prostor za žig organa, ki potrjuje istovetnost kopije z izvirnikom, označen s tekstom »(žig)«.

8. OVOJ

27. člen

(1) Ovoj je standardne velikosti 215 x 302 mm, praviloma narejen iz belega ali rjavega papirja.

(2) Primer oblike ovoja je priloga tega pravilnika (priloga št. 7).

9. OVOJNICA ZA OSEBNO VROČANJE

28. člen

(1) Ovojnica mora biti izdelana kot večslojna tiskovina.

(2) Del leve polovice zgornjega sloja služi kot vročilnica. V smeri izpisa mora imeti zgornji sloj podaljšek, na katerem vročevalec izpiše sporočili naslovniku o prispelem pismu. Na zadnji strani obvestila sta pojasnjeni določili prvega in četrtega odstavka 87. člena zakona o splošnem upravnem postopku, ki opozarjata naslovnika na posledice, če pisma ne bo prevzel v določenem roku.

(3) Ovojnica mora glede velikosti izpolnjevati zahteve, določene za standardizirano pismo v predpisih o poštnih storitvah.

(4) Ovojnica mora biti z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov.

29. člen

Desni del zgornjega sloja ovojnice vsebuje eno pod drugo navedbi “ŠTEVILKA:” in “VSEBINA:” ter ob vsaki posamezni navedbi ustrezen prostor. Pod temi podatki se nahaja navedba “POŠILJATELJ”, pod njo pa dve pravokotni ploskvi, s katerima je označen prostor za izpis podatkov o pošiljatelju. Prva je velika 80 x 27 mm in označuje prostor, kamor se vpišejo podatki o pošiljatelju. Druga ploskev je velika 60 x 18 mm, vanjo se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočene pošiljke v črtni kodi. Pod temi podatki se nahaja oznaka v obliki 40 x 13 mm velikega pravokotnika, ki vsebuje oznako “AR”, ob njej pa je navedeno, da gre za osebno vročitev po Zakonu o splošnem upravnem postopku z navedbo: “OSEBNA VROČITEV ZUP!”. Pod temi oznakami se nahaja navedba “NASLOVNIK:”, pod njo pa je s ploskvijo v velikosti 80 x 27 mm označen prostor, kamor se izpišejo podatki o naslovniku. Pod označenim prostorom za izpis podatkov o naslovniku se nahaja pravokotna ploskev, velikosti 80 x 14 mm, na katero se označi številka dokumenta v črtni kodi.

30. člen

(1) Levi del zgornjega sloja ovojnice in njegov hrbtni del služi kot vročilnica.

(2) Vročilnica ima obliko pokončnega pravokotnika, katerega robovi so od horizontalnih robov ovojnice oddaljeni 15 mm, 20 mm od levega roba, desni rob vročilnice pa poteka po vertikalni sredini ovojnice. Robovi vročilnice so po celotnem obsegu nakazani s perforiranimi nizi.

(3) Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano “VROČILNICA”, pod navedbo je s pravokotno ploskvijo označen prostor za izpis podatkov velikosti 60 x 18 mm, kamor se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočene pošiljke v črtni kodi. Pod pravokotno ploskvijo sta ena pod drugo navedbi “ŠTEVILKA:” in “VSEBINA:” ter ob vsaki posamezni navedbi ustrezen prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki se nahaja navedba “PREJEMNIK VROČILNICE:”, pod njo pa pravokotna ploskev, z nakazanimi vogalnimi črtami, s katero je označen prostor v velikosti 80 x 27 mm, kamor se izpiše, kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov. Pod to ploskvijo se nahaja črtna razpredelnica 80 x 17 mm za vpis datumov, ko je bil naslovnik obveščen o prispelem pismu in ko je bilo pismo puščeno v hišnem predalčniku oziroma vrnjeno pošiljatelju, ter podpis vročevalca.

(4) Črtna razpredelnica mora biti razdeljena na tri stolpce. Širina prvega stolpca je 14 mm. Preostanek širine črtne razpredelnice si v enakem razmerju delita drugi in tretji stolpec. Po višini so stolpci enakomerno razdeljeni na tri vrstice. V zgornji vrstici srednjega stolpca mora biti natiskano “Naslovnik obveščen o prispelem pismu”, v zgornji vrstici desnega stolpca pa »Pismo puščeno v hišnem predalčniku oziroma vrnjeno pošiljatelju«. V drugi vrstici prvega stolpca je natiskan “datum”, v vrstici pod to pa “podpis”, kamor se podpiše vročevalec.

(5) Pod črtno razpredelnico se nahaja navedba “PREJEMNIK PISMA:”, pod njo pa pravokotna ploskev z nakazanimi vogalnimi črtami, velikosti 80 x 27 mm, s katero je označen prostor za izpis podatkov o prejemniku pisma. Pod označenim prostorom za izpis podatkov o prejemniku pisma se nahaja pravokotna ploskev, velikosti 80 x 14 mm, na katero se označi številka dokumenta v črtni kodi.

(6) Hrbtni del vročilnice vsebuje navedbo “Potrjujem, da sem dne”, ki ji v naslednji vrstici sledi s črto predviden prostor, ki se zaključi z vejico, pod njim pa v oklepaju navedba “(dan in mesec z besedami)”. V naslednji vrstici se izjava zaključi s “prevzel-a navedeno pismo”. Pod njo se nahaja desno poravnan s črto predviden prostor, pod njim pa v oklepaju navedba »(podpis prejemnika)«. Prostoru, ki je namenjen zapisu datuma vročitve, sledi prostor za izjavo pooblaščenca. Ta prostor se barvno razlikuje od prostora za zapis datuma vročitve in prostora, ki je namenjen vpisu pripomb vročevalca in se od obeh prostorov loči s črto. V prostoru namenjenemu izjavi pooblaščenca je z velikimi tiskanimi črkami napisano »IZJAVA POOBLAŠČENCA:«, pod njo je črta, na katero se napiše osebno ime in naslov pooblaščenca; pod črto je besedilo »(ime, priimek in naslov pooblaščenca)«. V isti vrstici kot črta je besedilo »izjavljam, da«. V naslednji vrstici je besedilo »me je« in »pooblastil-a za«, med katerima je črta za vpis osebnega imena pooblastitelja. Pod črto je besedilo »(ime, priimek oziroma naziv pooblastitelja)«. V naslednji vrstici sledi besedilo »prevzem navedenega pisma«. Pod njim se nahaja desno poravnan s črto predviden prostor, pod njim pa v oklepaju navedba »(podpis pooblaščenca)«. Pod to navedbo je z velikimi tiskanimi črkami izpisano “PRIPOMBE VROČEVALCA:”, pod njo pa se v novi vrstici nahaja navedba »Istovetnost pooblaščenca-ke sem ugotovil z dokumentom«. V novi vrstici je od levega do desnega roba vročilnice črta pod katero je besedilo »(vrsta in številka osebnega dokumenta)«. Pod njim je “Razlog odklonitve sprejema:” in s črto predviden prostor za izpis razloga. V naslednji vrstici se nahaja navedba “Kraj, kjer je bilo puščeno pismo:” in s črto predviden prostor za izpis kraja, kjer je vročevalec pustil pismo kljub naslovnikovi odklonitvi sprejema. V novi vrstici sledi s črto predviden prostor, pod katerim se v oklepajih nahajata navedbi “(dan in mesec z besedami)” in “(ura)”, v naslednji vrstici pa sledi navedba “Drugo:” in s črto predviden prostor, ki je namenjen vpisu vročevalca. Pod črto se na levi strani nahaja s krogom označen prostor za žig, ki ima v sredini izpisano navedbo “Žig”, desno od žiga sledi desno poravnan s črto predviden prostor za podpis, pod katerim se v oklepaju nahaja navedba “(podpis vročevalca)”, pod tem pa se prav tako nahaja s črto predviden prostor za izpis kraja, ki ga prekinja navedba “dne”, kateri sledi s črto predviden prostor za izpis datuma.

31. člen

(1) Zgornji sloj ovojnice ima v smeri izpisa podaljšek, ki vsebuje dve identični sporočili o prispelem pismu, ki morata biti med seboj ločeni z vertikalno perforiranim nizom. Desno sporočilo o prispelem pismu je namenjeno naslovniku pisma, levo sporočilo pa se ob neizvršeni vročitvi skupaj z ovojnico vrne pošiljatelju.

(2) Na sprednji strani vsakega od sporočil o prispelem pismu je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano “SPOROČILO O PRISPELEM PISMU”. V naslednji vrstici se nahajata navedbi “Pošiljatelj” in “Naslovnik” ter ob vsaki posamezni navedbi ustrezen prostor, kamor se ti podatki izpišejo. V nadaljevanju sledi naslednje sporočilo:

 

“Obveščamo vas, da vam je bila dne ______________________________ poizkušena vročitev priporočenega pisma št. _______________ številka dokumenta_______________. Ker se osebna vročitev po 87. členu Zakona o splošnem upravnem postopku ni dala opraviti, lahko navedeno pismo osebno prevzamete na pošti, sedežu organa ali pravne ali fizične osebe, ki opravlja vročanje kot dejavnost.

 

(ustrezno obkroži)

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Danes od _____do _____ ure, oziroma vsak dan v delovnem času.

Pismo lahko prevzamete v roku 15 dni, ki začne teči od dne____________________.

Po tem roku bo pismo puščeno v vašem hišnem oziroma izpostavljenem predalčniku. V kolikor bo hišni oziroma izpostavljeni predalčnik takrat neuporaben, bo pismo vrnjeno pošiljatelju.

Sporočilo o prispelem pismu je vloženo v naslovnikov hišni predalčnik, nalepljeno na vrata _____________, puščeno na drugem primernem mestu ____________________________.

 

(izpolni in obkroži)

 

______________ dne    _______________            __________________”

(kraj obveščanja)          (datum obveščanja)           (čitljiv podpis vročevalca)

(3) Ob levem robu se na spodnjem delu sporočila o prispelem pismu nahaja vertikalna navedba “OBRNI!”.

(4) Na hrbtni strani sporočila o prispelem pismu je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano “OPOZORILO”. V nadaljevanju sledi naslednje opozorilo:

»Po določbi 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku se morajo odločbe in sklepi, ter drugi dokumenti, od katerih vročitve začne teči rok, vročiti osebno tistemu, kateremu so namenjeni.

Če pisma ne boste prevzeli v navedenem 15-dnevnem roku, se po četrtem odstavku 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku šteje, da je bila vročitev opravljena z dnem preteka tega roka.«

(5) Pod obvestilom sledi navedba “Potrjujem, da sem v/na”, in s črto predviden prostor za izpis kraja, ki se zaključi z vejico, pod njim pa je v oklepaju navedba “(kraj prevzema pisma)”. V naslednji vrstici se izjava nadaljuje z navedbo “dne”, ter s črto predvidenim prostorom za navedbo dne, pod katerim je v oklepaju navedba “(datum)”, ki se zaključi z navedbo “prevzel-a pismo”, kateri sledi pika. Spodaj se levo poravnano nahaja s črto določen prostor za podpis ter pod njim v oklepaju navedba“(podpis prejemnika)”, desno poravnano pa se nahaja s črto določen prostor za podpis, pod katerim je navedba “(podpis vročevalca)”.

32. člen

Osnovna barva ovojnice mora biti modre barve (barvna skala Pantone 277 U), barva predtiskanih podatkov na ovojnici modre barve (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake “AR”, ki mora biti rdeče barve (barvna skala Pantone red 32 u), barva izpisanih variabilnih podatkov pa je črna.

33. člen

Ne glede na določbe tega pravilnika je lahko vročilnica in sporočilo o prispelem pismu na drugem mestu in manjše velikosti, kot to določa pravilnik, vendar morajo ovojnica in predtiskani podatki na njej izpolnjevati pogoje, določene v predpisih o poštnih storitvah.

34. člen

Oblika zunanjega in notranjega sloja ovojnice je sestavni del tega pravilnika (priloga 8 in priloga 9).

10. ELEKTRONSKO POTRDILO O SPREJEMU VLOGE, ELEKTRONSKO SPOROČILO O PRISPELEM DOKUMENTU, ELEKTRONSKA VROČILNICA

35. člen

Elektronsko potrdilo o vloženi vlogi preko elektronske pošte, izdano na podlagi sedmega odstavka 117. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05; v nadaljnjem besedilu Uredba) ima naslednje besedilo:

 

Informacijski sistem ……………………………….. (navedba državnega oziroma drugega organa) je dne …………………. ob …………… uri prejel vlogo ………………………….. (navedba osebnega imena vložnika, poštnega in elektronskega naslova) z naslednjim naslovom ……………………………………….. (navedba naslova vloge).

 

(Potrdilu se pripne kopija vloge, ki jo je sprejel IS)

36. člen

Elektronsko sporočilo informacijskega sistema pravne ali fizične osebe, ki opravlja vročanje kot registrirano dejavnost (v nadaljnjem besedilu: poslovni ponudnik), s katerim obvesti centralni informacijski sistem, da je prejel zahtevo za vročitev in je začel s postopkom elektronskega vročanja (tretji odstavek 174. člena Uredbe), ima naslednje besedilo:

 

Informacijski sistem ………………... (naziv poslovnega ponudnika) je dne …………… ob uri ……… prejel zahtevo za vročitev dokumenta ………………… (navedba organa) številka ………………… z dne ……, ki ga je potrebno vročiti ………………………………………. (navedba osebnega imena naslovnika) in dne ………………… ob ………… uri pustil elektronsko sporočilo o obveznosti prevzema dokumenta v naslovnikovem varnem elektronskem predalu ter ga poslal na elektronske naslove:…………………….(navedba elektronskih naslovov).

37. člen

Elektronsko sporočilo poslovnega ponudnika, s katerim obvesti centralni informacijski sistem, da odrejene vročitve ni mogoče opraviti (četrti odstavek 174. člena Uredbe) ima naslednje besedilo:

 

Informacijski sistem ………………… (naziv poslovnega ponudnika) je dne …………… ob uri ……… prejel zahtevo za vročitev dokumenta ………………… (navedba organa) številka ……………………………..……, ki ga je potrebno vročiti ………………………………………. (navedba osebnega imena naslovnika).

 

Obveščamo vas, da vročitve ni mogoče opraviti, ker ……………………….. (navedba razloga nevročitve).

 

Dokument se v skladu s tretjim odstavkom 174. člena Uredbe o upravnem poslovanju izbriše.

38. člen

Elektronsko sporočilo poslovnega ponudnika, ki se vloži v varni elektronski predal in pošlje na naslovnikov elektronski naslov (175. člen Uredbe), ima naslednje besedilo:

 

Obveščamo vas, da je informacijski sistem …………… (naziv poslovnega ponudnika) dne …………… ob uri ……… prejel zahtevo za vročitev dokumenta ............ (navedba organa) številka ....... z dne ………., ki vam ga je potrebno po prvem odstavku 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku, vročiti osebno.

 

Dokument lahko kadarkoli prevzamete z uporabo kvalificiranega potrdila in s podpisom vročilnice.

 

(Povezava z akcijo »Prevzem« dokumenta)

 

OPOZORILO: V skladu s 86. členom Zakona o splošnem upravnem postopku se osebna vročitev po elektronski poti opravi tako, da informacijski sistem pošlje naslovniku v varen elektronski predal in na elektronski naslov, če ga je sporočil organu, informativno elektronsko sporočilo, da mora dokument prevzeti v 15 dneh.

 

Vročitev velja za opravljeno z dnem, ko naslovnik z uporabo kvalificiranega potrdila in podpisom vročilnice prevzame dokument, oziroma če dokumenta ne prevzame v roku 15 dni od dneva, ko je bilo sporočilo puščeno v varnem elektronskem predalu, po poteku tega roka.

 

Po preteku tega roka bo dokument v skladu s četrtim odstavkom 86. člena Zakona o splošnem upravnem postopku poslan v vaš elektronski predal.

39. člen

(1) Elektronsko sporočilo poslovnega ponudnika, ki se pošlje, če naslovnik v osmih dneh ne prevzame dokumenta iz varnega elektronskega predala (prvi odstavek 176. člena Uredbe) ima naslednje besedilo:

 

Obveščamo vas, da je bilo dne ……………… ob uri …… v vaš varni elektronski predal ……………………………….. (naslov s povezavo za dostop) odprt pri ………………………….………….. (navedba poslovnega ponudnika) vloženo sporočilo, da lahko dokument …………………………………….. (navedba organa) številka ……………………… z dne ………… prevzamete z uporabo kvalificiranega potrdila.

 

O tem vas je informacijski sistem že obvestil z informativnim sporočilom, ki je bilo dne …………. poslano na vaš(e) elektronski(e) naslove …………..

 

OPOZORILO: V skladu s 86. členom Zakona o splošnem upravnem postopku se osebna vročitev po elektronski poti opravi tako, da informacijski sistem pošlje naslovniku v varen elektronski predal in na elektronski naslov, če ga je sporočil organu, informativno elektronsko sporočilo, da mora dokument prevzeti v 15 dneh.

 

Vročitev velja za opravljeno z dnem, ko naslovnik z uporabo kvalificiranega potrdila in podpisom vročilnice prevzame dokument oziroma če dokumenta ne prevzame v roku 15 dni od dneva, ko je bilo sporočilo puščeno v varnem elektronskem predalu, po poteku tega roka.

 

Po preteku tega roka bo dokument v skladu s četrtim odstavkom 86. člena Zakona o splošnem upravnem postopku poslan v vaš elektronski predal.

(2) Elektronsko sporočilo poslovnega ponudnika, da naslovnik ni prevzel dokumenta iz varnega elektronskega predala v zakonitem roku ima naslednje besedilo:

 

Informacijski sistem …………… (naziv poslovnega ponudnika) je dne …………… ob uri ……… prejel zahtevo za vročitev dokumenta ………………… (navedba organa) številka ………………… z dne ………….., ki ga je bilo potrebno vročiti ………………………………………. (navedba naslovnika).

 

Naslovniku je bilo dne ………… ob ………. poslano elektronsko sporočilo o obveznosti prevzema dokumenta v varen elektronski predal odprt pri ……………….. in na elektronski/e naslov/e ……………….

 

Dne ……… je bilo poslano ponovno elektronsko sporočilo na elektronske naslove ……………., vendar naslovnik v roku 15 dni od vložitve sporočila v varni elektronski predal, ni prevzel dokumenta. Po 4. odstavku 86. člena Zakona o splošnem upravnem postopku velja vročitev za opravljeno, če naslovnik dokumenta ne prevzame v 15 dneh od dneva, ko je bilo sporočilo puščeno v varnem elektronskem predalu.

 

V skladu s četrtim odstavkom 86. člena Zakona o splošnem upravnem postopku Centralni informacijski sistem po preteku tega roka pošlje dokument v varen elektronski predal naslovnika.

40. člen

(črtan)

41. člen

Elektronska vročilnica, s katero naslovnik potrjuje prevzem dokumenta (prvi odstavek 180. člena Uredbe, ima naslednje besedilo:

 

V R O Č I L N I C A

……………………………….......(osebno ime) potrjujem, da sem dne …...... ob …... uri prevzel dokument..................... (navedba organa) številka………........ z dne ………..

42. člen

Elektronsko sporočilo, s katerim informacijski sistem obvesti naslovnika, da je zakoniti rok za prevzem dokumenta potekel, zato se vročitev šteje za opravljeno in dokument pusti v varnem elektronskem predalu, ima naslednje besedilo:

 

Obveščamo vas, da je bilo dne ……………… ob uri …… v vaš varni elektronski predal ……………………………….. odprt pri ………………………………….. (navedba poslovnega ponudnika) vloženo sporočilo, da lahko dokument ……………………………..……….. (navedba organa) številka ……………………… z dne ………… prevzamete z uporabo kvalificiranega potrdila.

 

O tem vas je informacijski sistem obvestil z informativnim sporočilom, ki je bilo poslano na vaš(e) elektronski(e) naslov(e)………….. dne …………. in ponovno dne………..

 

Ker dokumenta niste prevzeli v zakonitem roku 15 dni od vložitve v varni elektronski predal, se v skladu s četrtim odstavkom 86. člena Zakona o splošnem upravnem postopku vročitev šteje za opravljeno z dnem poteka tega roka. Dokument je v skladu s prej navedenim zakonom zato vložen v varni elektronski predal.

43. člen

(črtan)

44. člen

(črtan)

45. člen

Na območjih občin, kjer je poleg slovenskega uradni jezik tudi italijanski oziroma madžarski jezik, morajo biti elektronska sporočila in elektronske vročilnice, ki so namenjeni poslovanju s strankami, izpisani v obeh uradnih jezikih.

11. OVERITVENA KNJIGA

46. člen

(prenehal veljati)

47. člen

(prenehal veljati)

48.  člen

(prenehal veljati)

49. člen

(prenehal veljati)

50. člen

(prenehal veljati)

12. POTRDILO O OVERITVI

51. člen

(1) Potrdilo o overitvi lastnoročnega podpisa in potrdilo o overitvi prepisa ali kopije imata obliko pravokotnika.

(2) Na vrhu potrdila o overitvi lastnoročnega podpisa je navedba »REPUBLIKA SLOVENIJA« in navedba organa, ki overitev opravlja. V nadaljevanju sledi besedilo:

»potrjuje,

da je…………………………………………………….………………….………….…………………

(priimek, ime, prebivališče)

 

lastnoročno podpisal… to listino – priznal… podpis na tej listini za svojega. Istovetnost imenovan… je ugotovljena na podlagi osebnega znanstva med uradno osebo in stranko, z osebno izkaznico – potnim listom – vozniškim dovoljenjem št………………….…………….., ki jo – ga je izdal ………………….…, s pričami………………………..……………………………

………………………………………………………………………………………………………..

(priimek, ime, prebivališče)

 

katerih istovetnost je ugotovljena……………………………………………………………………..

 

Upravna taksa v višini ……….…. EUR je plačana – oproščena plačila (……..ZUT).

 

Št.: …….…..

 

.……………., dne ………  žig

                          uradna oseba

(3) Na vrhu potrdila o overitvi kopije ali prepisa je navedba »REPUBLIKA SLOVENIJA« in navedba organa, ki overitev opravlja. V nadaljevanju sledi besedilo:

»potrjuje,

 

da je to kopija ali prepis originalne listine – overjene listine – kopije ali prepisa listine………………… …………………………………………….…..……....Listina je napisana prostoročno – s tehničnimi sredstvi in sestoji iz ………….. strani.

 

Listina, po kateri je prepis – kopija napravljen se po strankinem zatrjevanju nahaja pri…………………... ………………………..............................……………

 

Upravna taksa v višini ……….…. EUR je plačana – oproščena plačila (……..ZUT).

 

Št. ……….…...

 

……………….., dne ………   žig

                                uradna oseba

(4) Če se potrdilo o overitvi lastnoročnega podpisa ali potrdilo o overitvi prepisa ali kopije natisne, se vsebina besedila iz drugega in tretjega odstavka tega člena lahko smiselno prilagodi izpisu.

(5) Na območjih občin, kjer sta poleg slovenskega uradna jezika tudi italijanski ali madžarski jezik, sta potrdili iz prejšnjih dveh odstavkov napisani tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku.

13. ZAPIS OVERITVE ELEKTRONSKE KOPIJE DOKUMENTA

52.  člen

Overitve elektronskih kopij fizičnih dokumentov se shranijo v obliki elektronskega zapisa v formatu PDF – verzija 3.0 ali višja.

Priloga 1: Knjiga pripomb in pohval

Priloga 2: Knjiga pripomb in pohval - četrta stran spojnega papirja

Priloga 3: Knjiga pripomb in pohval - oblika notranje naslovnice

Priloga 4: Knjiga pripomb in pohval - vsebina notranjih strani

Priloga 5: Tabla na pročeljih državnih organov - vzorčni primer

Priloga 6: Napotilna tabla - vzorčni primer

Priloga 7: Oblika ovoja - primer

Priloga 8: Ovojnica za osebno vročanje - zunanji sloj

Priloga 9: Ovojnica za osebno vročanje - notranji sloj

Priloga 10: Oblika ovitka naslovne strani overitvene knjige

Priloga 11: Overitvena knjiga - oblika notranje naslovnice

Priloga 12: Tabelarična predloga

Priloga 13: Tabelarična predloga

Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/05) vsebuje naslednjo končno določbo:

»14. KONČNA DOLOČBA

53. člen

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.

Uredba o spremembah in dopolnitvah Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 86/06) vsebuje naslednji končni določbi:

»KONČNI DOLOČBI

9. člen

Z dnem uveljavitve te uredbe prenehajo veljati določbe poglavja »11. Overitvena knjiga« Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/05).

10. člen

Ta uredba začne veljati trideseti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.

Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 47/08) vsebuje naslednji prehodni in končno določbo:

»14. člen

Ovojnice za osebno vročanje po tem pravilniku se začnejo uporabljati najkasneje v štirih mesecih po uveljavitvi tega pravilnika.

15. člen

Organi, ki za potrdila o overitvi lastnoročnega podpisa in potrdila o overitvi prepisa ali kopije uporabljajo štampiljke, obliko in besedilo štampiljke uskladijo z določbami tega pravilnika do 31. 12. 2010.

16. člen

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.

Uredba o celostni grafični podobi Vlade Republike Slovenije in drugih organov državne uprave (Uradni list RS, št. 58/10) vsebuje naslednje prehodne in končne določbe:

»VIII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

14. člen

Z dnem uveljavitve te uredbe prenehajo veljati:

[…]

-       določbe 7., 8., 9., 10., 11., 12. in 13. člena Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/05, 86/06 in 47/08).

15. člen

(1) Organi lahko uporabljajo obstoječo celostno podobo do 31. decembra 2010.

(2) Obstoječe table se uporabljajo do prve reorganizacije, zaradi katere je potrebna njihova zamenjava, oziroma do iztrošenosti.

16. člen

Ta uredba začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.