Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku

Na podlagi petega odstavka 97. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb) ministrica za javno upravo izdaja

PRAVILNIK

o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina)

(1) Ta pravilnik določa obliko, vsebino in način izpolnjevanja ovojnice za osebno vročanje (v nadaljnjem besedilu: ovojnica) po pošti na podlagi 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljnjem besedilu: zakon).

(2) Ta pravilnik določa vsebino in način izpolnjevanja vročilnice ter sporočila o neuspeli osebni vročitvi, kadar vročanje na podlagi 87. člena zakona opravlja uradna oseba organa ali pravna in fizična oseba, ki opravlja vročanje dokumentov v fizični obliki kot svojo dejavnost.

(3) Ta pravilnik določa vsebino elektronske vročilnice in drugih sporočil za vročanje po elektronski poti.

2. člen

(dvojezičnost)

Na območjih občin, kjer sta poleg slovenskega jezika uradna jezika tudi italijanski oziroma madžarski jezik, je besedilo na ovojnici, vročilnici, sporočilu o neuspeli osebni vročitvi, elektronski vročilnici in drugih sporočilih v postopku vročanja po elektronski poti, ki so namenjena komunikaciji s stranko, napisano tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku, če se dokument vroča v obeh jezikih.

II. OVOJNICA

3. člen

(oblika in barva ovojnice)

(1) Ovojnica je izdelana kot večslojna tiskovina.

(2) Oblika in velikost ovojnice ustrezata zahtevam za standardizirano pismo, določenim s predpisi, ki urejajo opravljanje poštnih storitev.

(3) Ovojnica je z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov.

(4) Osnovna barva ovojnice je bela (barvna skala Pantone 277 U), barva predtiskanega besedila na ovojnici je modra (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake »AR«, ki je rdeče barve (barvna skala Pantone red 32 U). Barva izpisanih spremenljivih podatkov je črna.

4. člen

(vročilnica)

(1) Levi del zgornjega sloja ovojnice in njegov hrbtni del je vročilnica.

(2) Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano besedilo »VROČILNICA«, pod navedbo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm, kamor se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod pravokotno ploskvijo sta ena pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:« ter ob vsaki posamezni navedbi prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki je besedilo »PREJEMNIK VROČILNICE:«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpiše, kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov.

(3) Pod pravokotnikom za vpis prejemnika in njegovega naslova je navedba »NASLOVNIK:«, pod njo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, za zapis podatkov o prejemniku pisma. Pod označenim prostorom za zapis podatkov o prejemniku pisma je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, na katerem se zapiše številka dokumenta v črtni kodi.

(4) Na hrbtni strani vročilnice je besedilo izjave naslovnika, izjave pooblaščenca in pripomb vročevalca, ki je določeno v Prilogi 1, ki je sestavni del tega pravilnika.

(5) Izjava naslovnika, izjava pooblaščenca in pripombe vročevalca se med seboj ločijo s črto med levim in desnim robom vročilnice.

(6) Robovi vročilnice so nakazani s perforiranimi nizi.

5. člen

(izpolnjevanje vročilnice)

(1) Organ izpolni sprednjo stran vročilnice s spremenljivimi podatki o številki dokumenta in vsebini dokumenta, podatki o organu – prejemniku vročilnice, naslovniku in številki dokumenta v črtni kodi.

(2) Naslovnik ob vročitvi izpolni izjavo o prevzemu tako, da s številkami vpiše dan, mesec in leto prevzema ter se lastnoročno podpiše.

(3) Če se vroča pooblaščencu za vročitve, vročevalec s podatki o vrsti in številki dokumenta za ugotavljanje istovetnosti pooblaščenca izpolni izjavo o ugotovljeni istovetnosti. Pooblaščenec za vročitev pred izpolnitvijo izjave o prevzemu, s podatki o svojem osebnem imenu in naslovu stalnega prebivališča ter osebnem imenu pooblastitelja, izpolni izjavo pooblaščenca in jo lastnoročno podpiše.

(4) Vročevalec ob odklonitvi sprejema napiše razlog, ki ga navede naslovnik, kraj, kjer je pustil pismo, datum in uro odklonitve prevzema pisma.

(5) Če naslovnik noče podpisati vročilnice, če se ne more ali ne zna podpisati, vročevalec to napiše za besedilom »Drugo« ter s številkami vpiše dan, mesec in leto vročitve.

(6) Pravilno izpolnjeno vročilnico vročevalec lastnoročno podpiše in opremi z žigom izvajalca poštne storitve.

6. člen

(sporočilo o prispelem pismu)

(1) Podaljšek ovojnice je razdeljen na dva enaka dela, ki sta ločena z vertikalno perforiranim nizom. Na levem delu podaljška je sporočilo o prispelem pismu.

(2) Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano »SPOROČILO O PRISPELEM PISMU«. Pod njim sta navedbi »Pošiljatelj« in »Naslovnik« ter ob vsaki prostor, kamor se ti podatki izpišejo. V nadaljevanju sledi besedilo, ki je določeno v Prilogi 2, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) Ob levem robu je na spodnjem delu sporočila o prispelem pismu vertikalna navedba »OBRNI!«.

(4) Na hrbtni strani sporočila o prispelem pismu je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano »OPOZORILO«. V nadaljevanju je besedilo, ki je določeno v Prilogi 3, ki je sestavni del tega pravilnika.

7. člen

(razporeditev besedila)

Razporeditev besedila na sporočilu o prispelem pismu mora omogočati zapis spremenljivih podatkov in lastnoročni podpis vročevalca.

8. člen

(izpolnjevanje sporočila)

Organ na sporočilo o prispelem pismu zapiše podatke o pošiljatelju in naslovniku, številki priporočenega pisma in številki dokumenta; druge podatke čitljivo zapiše vročevalec.

9. člen

(obvestilo organu)

(1) Obvestilo organu o vročitvi je na desnem delu podaljška ovojnice.

(2) Na zgornjem sloju obvestila je z velikimi tiskanimi črkami levo izpisano besedilo »OBVESTILO ORGANU O VROČITVI«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm za vpis številke sprejemne pošte in številke priporočenega pisma v črtni kodi. Pod njim sta ena pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:«, ob vsaki je prostor za vpis podatkov. Pod besedilom je navedba »PREJEMNIK OBVESTILA:« ter pod njo z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm. Pod pravokotnikom je navedba »NASLOVNIK:« in pod njo z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm. Pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, v katerega se zapiše številka dokumenta v črtni kodi.

(3) Na hrbtnem delu obvestila organu o vročitvi je besedilo, ki je določeno v Prilogi 4, ki je sestavni del tega pravilnika.

(4) Sprednji del obvestila, razen številke sprejemne pošte in številke priporočenega pisma v črtni kodi, izpolni organ, hrbtni del pa vročevalec. Obvestilo podpiše vročevalec in opremi z žigom izvajalca poštne storitve.

10. člen

(desni zgornji del ovojnice)

(1) Desni del zgornjega sloja ovojnice vsebuje eno pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:« ter ob vsaki prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki je navedba »POŠILJATELJ«, pod njo sta z vogalnimi črtami označena pravokotnika. Velikost prvega je 90 x 27 mm in označuje prostor, kamor se vpišejo podatki o pošiljatelju, velikost drugega je 60 x 18 mm, vanj se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod temi podatki je oznaka v obliki 40 x 13 mm velikega pravokotnika, ki vsebuje oznako »AR«, ob njej pa je odebeljeno besedilo: »OSEBNA VROČITEV ZUP!«. Pod temi oznakami je navedba »NASLOVNIK:«, pod njo pa je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpišejo podatki o naslovniku. Pod označenim prostorom za izpis podatkov o naslovniku je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, na katerega se označi številka dokumenta v črtni kodi.

(2) Spremenljive podatke o številki dokumenta, vsebini, pošiljatelju, podatke o naslovniku in številki dokumenta v črtni kodi izpolni organ.

11. člen

(drugačna razporeditev)

(1) Vročilnica, sporočilo o prispelem pismu in obvestilo organu o vročitvi imajo na ovojnici lahko drugačen položaj, kot je določen s tem pravilnikom, če je velikost ovojnice, zaradi velikosti ali obsega listin, ki se vročajo, treba prilagoditi drugačni, s poštnimi predpisi standardizirani obliki ovojnice.

(2) Za vročanje listin večjega formata ali obsega se lahko uporablja standardna ovojnica, na katero se pritrdi vročilnica, sporočilo o prispelem pismu in obvestilo organu, ki so določeni s tem pravilnikom.

III. VROČILNICA IN SPOROČILO O NEUSPELI OSEBNI VROČITVI PRI VROČANJU PO DRUGIH VROČEVALCIH

12. člen

(vročilnica in sporočilo za vročanje po drugih vročevalcih)

(1) Uradna oseba organa ter pravna in fizična oseba, ki opravljajo vročanje v fizični obliki kot svojo dejavnost, pri vročanju uporabljajo vročilnico in sporočilo o neuspeli osebni vročitvi, ki sta določena s tem pravilnikom.

(2) Besedilo vročilnice iz prejšnjega odstavka je določeno v Prilogi 5, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) Besedilo sporočila o neuspeli osebni vročitvi je določeno v Prilogi 6, ki je sestavni del tega pravilnika.

13. člen

(izpolnjevanje vročilnice in sporočila)

(1) Za izpolnjevanje vročilnice in sporočila o prispelem pismu se smiselno uporabljajo določbe tega pravilnika o izpolnjevanju vročilnice in sporočila na ovojnici.

(2) Vročevalec izpolni sporočilo o neuspeli osebni vročitvi v dvojniku. En izvod sporočila in dokument nemudoma vrne organu, pri katerem naslovnik lahko osebno prevzame dokument.

IV. VROČILNICA IN SPOROČILA ZA ELEKTRONSKO VROČANJE V VAREN ELEKTRONSKI PREDAL

14. člen

(elektronska vročilnica)

(1) Besedilo elektronske vročilnice je določeno v Prilogi 7, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko vročilnico podpiše naslovnik, nato se ta potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje in opremi s kvalificiranim časovnim žigom.

15. člen

(obvestilo o dolžnosti prevzema)

(1) Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema za vročanje (v nadaljnjem besedilu: elektronsko sporočilo) naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, ki se vloži v varen elektronski predal naslovnika, je določeno v Prilogi 8, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) V elektronskem sporočilu iz prejšnjega odstavka je aktivna povezava, s katero se omogoči prevzem dokumenta v informacijskem sistemu za vročanje.

16. člen

(obvestilo o začetku elektronskega vročanja)

Besedilo elektronskega sporočila organu, da je informacijski sistem za vročanje prejel zahtevo za vročitev in v varen elektronski predal naslovnika vložil sporočilo o možnosti prevzema dokumenta, je določeno v Prilogi 9, ki je sestavni del tega pravilnika.

17. člen

(obvestilo naslovniku o fiktivni vročitvi)

Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, da je zakoniti rok za prevzem dokumenta potekel in da je dokument vložen v njegov varen elektronski predal, je določeno v Prilogi 10, ki je sestavni del tega pravilnika.

18. člen

(obvestilo organu o fiktivni vročitvi)

Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku, je določeno v Prilogi 11, ki je sestavni del tega pravilnika.

19. člen

(obvestilo organu o nezmožnosti elektronske vročitve)

Besedilo elektronskega sporočila organu, da odrejene vročitve ni mogoče opraviti, je določeno v Prilogi 12, ki je sestavni del tega pravilnika.

20. člen

(potrditev sporočil z elektronskim žigom)

Elektronska sporočila iz 15. do 19. člena tega pravilnika se potrdijo z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje.

V. SPOROČILA ZA ELEKTRONSKO VROČANJE S SEZNANITVIJO

21. člen

(obvestilo o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema)

(1) Besedilo elektronskega sporočila o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema pri vročanju s seznanitvijo in s potrditvijo prevzema, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona naslovnika, je določeno v Prilogi 13, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Besedilo elektronskega sporočila o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema pri vročanju s seznanitvijo in s potrditvijo prevzema, ki se pošlje v elektronski predal naslovnika, je določeno v Prilogi 14, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) V elektronskih sporočilih iz prvega in drugega odstavka tega člena je aktivna povezava, s katero se omogoči prevzem dokumenta v informacijskem sistemu za vročanje.

(4) Elektronsko sporočilo iz drugega odstavka tega člena se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku.

22. člen

(obvestilo o pošiljanju dokumenta v elektronski predal)

(1) Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona naslovnika, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 15, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje v elektronski predal naslovnika, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 16, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku in obveščanje, da sporočilu ni priložen dokument.

23. člen

(obvestilo o fiktivni vročitvi)

(1) Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona naslovnika po poteku roka za potrditev prevzema dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 15, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Besedilo elektronskega sporočila, ki se pošlje v elektronski predal naslovnika po poteku roka za potrditev prevzema dokumenta z enolično identifikacijsko številko, je določeno v Prilogi 17, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka tega člena se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku in obveščanje, da sporočilu ni priložen dokument.

24. člen

(obvestilo organu o prevzemu dokumenta in fiktivni vročitvi)

(1) Besedilo elektronskega sporočila organu, da je naslovnik prevzel dokument z vnosom enolične identifikacijske številke, je določeno v Prilogi 18, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku, je določeno v Prilogi 19, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) Elektronsko sporočilo iz prvega in drugega odstavka tega člena se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje.

25. člen

(obvestilo naslovniku o vročanju s seznanitvijo brez potrditve prevzema)

(1) Besedilo elektronskega sporočila, ki se skupaj z dokumentom pošlje v elektronski predal naslovnika, brez predhodne potrditve prevzema, je določeno v Prilogi 20, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje. V elektronskem sporočilu je aktivna povezava, s katero se omogoči obveščanje o dostavi sporočila napačnemu naslovniku in obveščanje, da sporočilu ni priložen dokument.

26. člen

(obvestilo organu o vročanju s seznanitvijo brez potrditve prevzema)

(1) Besedilo elektronskega sporočila organu, da je v elektronski predal naslovnika poslan dokument, je določeno v Prilogi 21, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko sporočilo iz prejšnjega odstavka se potrdi z elektronskim žigom informacijskega sistema za vročanje.

27. člen

(drugi podatki na sporočilih)

Elektronska sporočila se lahko opremijo tudi z drugimi podatki: o organu, elektronskem sporočilu, dokumentu, pomoči v postopku vročanja, obveščanju o napakah pri vročanju in podobno.

VI. KONČNI DOLOČBI

28. člen

(prenehanje veljavnosti)

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 1/19 in 15/22).

29. člen

(začetek veljavnosti)

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.

Št. 007-517/2022-21

Ljubljana, dne 23. junija 2022

EVA 2022-3130-0025

Sanja Ajanović Hovnik
ministrica
za javno upravo

Priloga 1: Besedilo izjave naslovnika, izjave pooblaščenca in pripomb vročevalca na vročilnici

Priloga 2: Besedilo sporočila o prispelem pismu (zgornji sloj)

Priloga 3: Besedilo sporočila o prispelem pismu (hrbtna stran)

Priloga 4: Besedilo obvestila organu (hrbtna stran)

Priloga 5: Besedilo vročilnice za vročanje po drugih vročevalcih

Priloga 6: Besedilo sporočila za vročanje po drugih vročevalcih

Priloga 7: Besedilo elektronske vročilnice

Priloga 8: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema

Priloga 9: Besedilo elektronskega sporočila organu o seznanitvi naslovnika z možnostjo prevzema dokumenta

Priloga 10: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, da se vročitev šteje za opravljeno

Priloga 11: Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku

Priloga 12: Besedilo elektronskega sporočila organu, da vročitve ni mogoče opraviti

Priloga 13: Besedilo sporočila naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, ki se pošlje na telefonsko številko mobilnega telefona.

Priloga 14: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, ki se pošlje v elektronski predal

Priloga 15: Besedilo sporočila naslovniku, poslanega na telefonsko številko mobilnega telefona, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko ali ko poteče rok za prevzem

Priloga 16: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, poslanega v elektronski predal, ko naslovnik potrdi prevzem dokumenta z enolično identifikacijsko številko

Priloga 17: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, poslanega v elektronski predal, da se vročitev šteje za opravljeno

Priloga 18: Besedilo elektronskega sporočila organu, da je naslovnik prevzel dokument z vnosom enolične identifikacijske številke

Priloga 19: Besedilo elektronskega sporočila organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku

Priloga 20: Besedilo elektronskega sporočila naslovniku, poslanega v elektronski predal skupaj z dokumentom, brez predhodne potrditve prevzema

Priloga 21: Besedilo sporočila organu, da je v elektronski predal naslovnika poslan dokument