Pravilnik o spremembah Pravilnika o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku

Opozorilo: Neuradno prečiščeno besedilo predpisa predstavlja zgolj informativni delovni pripomoček, glede katerega organ ne jamči odškodninsko ali kako drugače.

Neuradno prečiščeno besedilo Pravilnika o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku obsega:

-        Pravilnik o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 1/19 z dne 4. 1. 2019),

-        Pravilnik o spremembah Pravilnika o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 15/22 z dne 4. 2. 2022).

PRAVILNIK

o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku

(neuradno prečiščeno besedilo št. 1)

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina)

(1) Ta pravilnik določa obliko, vsebino in način izpolnjevanja ovojnice za osebno vročanje (v nadaljnjem besedilu: ovojnica) po pošti na podlagi 87. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljnjem besedilu: zakon).

(2) Ta pravilnik določa vsebino in način izpolnjevanja vročilnice ter sporočila o neuspeli osebni vročitvi, kadar vročanje na podlagi 87. člena zakona opravlja uradna oseba organa ali pravna in fizična oseba, ki opravlja vročanje dokumentov v fizični obliki kot svojo dejavnost.

(3) Ta pravilnik določa vsebino elektronske vročilnice in drugih sporočil za vročanje po elektronski poti.

2. člen

(dvojezičnost)

Na območjih občin, kjer sta poleg slovenskega jezika uradna jezika tudi italijanski oziroma madžarski jezik, je besedilo na ovojnici, vročilnici, sporočilu o neuspeli osebni vročitvi, elektronski vročilnici in drugih sporočilih v postopku vročanja po elektronski poti, ki so namenjena komunikaciji s stranko, napisano tudi v italijanskem oziroma madžarskem jeziku, če se dokument vroča v obeh jezikih.

II. OVOJNICA

3. člen

(oblika in barva ovojnice)

(1) Ovojnica je izdelana kot večslojna tiskovina.

(2) Oblika in velikost ovojnice ustrezata zahtevam za standardizirano pismo, določenim s predpisi, ki urejajo opravljanje poštnih storitev.

(3) Ovojnica je z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov.

(4) Osnovna barva ovojnice je bela (barvna skala Pantone 277 U), barva predtiskanega besedila na ovojnici je modra (barvna skala Pantone 2995 U), razen oznake »AR«, ki je rdeče barve (barvna skala Pantone red 32 U). Barva izpisanih spremenljivih podatkov je črna.

4. člen

(vročilnica)

(1) Levi del zgornjega sloja ovojnice in njegov hrbtni del je vročilnica.

(2) Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano besedilo »VROČILNICA«, pod navedbo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm, kamor se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod pravokotno ploskvijo sta ena pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:« ter ob vsaki posamezni navedbi prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki je besedilo »PREJEMNIK VROČILNICE:«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpiše, kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov.

(3) Pod pravokotnikom za vpis prejemnika in njegovega naslova je navedba »NASLOVNIK:«, pod njo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, za zapis podatkov o prejemniku pisma. Pod označenim prostorom za zapis podatkov o prejemniku pisma je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, na katerem se zapiše številka dokumenta v črtni kodi.

(4) Na hrbtni strani vročilnice je besedilo izjave naslovnika, izjave pooblaščenca in pripomb vročevalca, ki je določeno v prilogi 1, ki je sestavni del tega pravilnika.

(5) Izjava naslovnika, izjava pooblaščenca in pripombe vročevalca se med seboj ločijo s črto med levim in desnim robom vročilnice.

(6) Robovi vročilnice so nakazani s perforiranimi nizi.

5. člen

(izpolnjevanje vročilnice)

(1) Organ izpolni sprednjo stran vročilnice s spremenljivimi podatki o številki dokumenta in vsebini dokumenta, podatki o organu – prejemniku vročilnice, naslovniku in številki dokumenta v črtni kodi.

(2) Naslovnik ob vročitvi izpolni izjavo o prevzemu tako, da s številkami vpiše dan, mesec in leto prevzema ter se lastnoročno podpiše.

(3) Če se vroča pooblaščencu za vročitve, vročevalec s podatki o vrsti in številki dokumenta za ugotavljanje istovetnosti pooblaščenca izpolni izjavo o ugotovljeni istovetnosti. Pooblaščenec za vročitev pred izpolnitvijo izjave o prevzemu, s podatki o svojem osebnem imenu in naslovu stalnega prebivališča ter osebnem imenu pooblastitelja, izpolni izjavo pooblaščenca in jo lastnoročno podpiše.

(4) Vročevalec ob odklonitvi sprejema napiše razlog, ki ga navede naslovnik, kraj, kjer je pustil pismo, datum in uro odklonitve prevzema pisma.

(5) Če naslovnik noče podpisati vročilnice, če se ne more ali ne zna podpisati, vročevalec to napiše za besedilom »Drugo« ter s številkami vpiše dan, mesec in leto vročitve.

(6) Pravilno izpolnjeno vročilnico vročevalec lastnoročno podpiše in opremi z žigom izvajalca poštne storitve.

6. člen

(sporočilo o prispelem pismu)

(1) Podaljšek ovojnice je razdeljen na dva enaka dela, ki sta ločena z vertikalno perforiranim nizom. Na levem delu podaljška je sporočilo o prispelem pismu.

(2) Na zgornjem sloju je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano »SPOROČILO O PRISPELEM PISMU«. Pod njim sta navedbi »Pošiljatelj« in »Naslovnik« ter ob vsaki prostor, kamor se ti podatki izpišejo. V nadaljevanju sledi besedilo, ki je določeno v prilogi 2, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) Ob levem robu je na spodnjem delu sporočila o prispelem pismu vertikalna navedba »OBRNI!«.

(4) Na hrbtni strani sporočila o prispelem pismu je z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano »OPOZORILO«. V nadaljevanju je besedilo, ki je določeno v prilogi 3, ki je sestavni del tega pravilnika.

7. člen

(razporeditev besedila)

Razporeditev besedila na sporočilu o prispelem pismu mora omogočati zapis spremenljivih podatkov in lastnoročni podpis vročevalca.

8. člen

(izpolnjevanje sporočila)

Organ na sporočilo o prispelem pismu zapiše podatke o pošiljatelju in naslovniku, številki priporočenega pisma in številki dokumenta, druge podatke čitljivo zapiše vročevalec.

9. člen

(obvestilo organu)

(1) Obvestilo organu o vročitvi je na desnem delu podaljška ovojnice.

(2) Na zgornjem sloju obvestila je z velikimi tiskanimi črkami levo izpisano besedilo »OBVESTILO ORGANU O VROČITVI«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm za vpis številke sprejemne pošte in številke priporočenega pisma v črtni kodi. Pod njim sta ena pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:«, ob vsaki je prostor za vpis podatkov. Pod besedilom je navedba »PREJEMNIK OBVESTILA:« ter pod njo z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm. Pod pravokotnikom je navedba »NASLOVNIK:« in pod njo z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm. Pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 20 mm, v katerega se zapiše številka dokumenta v črtni kodi.

(3) Na hrbtnem delu obvestila organu o vročitvi je besedilo, ki je določeno v prilogi 4, ki je sestavni del tega pravilnika.

(4) Sprednji del obvestila, razen številke sprejemne pošte in številke priporočenega pisma v črtni kodi, izpolni organ, hrbtni del pa vročevalec. Obvestilo podpiše vročevalec in opremi z žigom izvajalca poštne storitve.

10. člen

(desni zgornji del ovojnice)

(1) Desni del zgornjega sloja ovojnice vsebuje eno pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:« ter ob vsaki prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki je navedba »POŠILJATELJ«, pod njo sta z vogalnimi črtami označena pravokotnika. Velikost prvega je 90 x 27 mm in označuje prostor, kamor se vpišejo podatki o pošiljatelju, velikost drugega je 60 x 18 mm, vanj se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod temi podatki je oznaka v obliki 40 x 13 mm velikega pravokotnika, ki vsebuje oznako »AR«, ob njej pa je odebeljeno besedilo: »OSEBNA VROČITEV ZUP!«. Pod temi oznakami je navedba »NASLOVNIK:«, pod njo pa je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpišejo podatki o naslovniku. Pod označenim prostorom za izpis podatkov o naslovniku je z vogalnimi črtami označen pravokotnika velikosti 90 x 20 mm, na katerega se označi številka dokumenta v črtni kodi.

(2) Spremenljive podatke o številki dokumenta, vsebini, pošiljatelju, podatke o naslovniku in številki dokumenta v črtni kodi izpolni organ.

11. člen

(drugačna razporeditev)

(1) Vročilnica, sporočilo o prispelem pismu in obvestilo organu o vročitvi imajo na ovojnici lahko drugačen položaj, kot je določen s tem pravilnikom, če je velikost ovojnice, zaradi velikosti ali obsega listin, ki se vročajo, treba prilagoditi drugačni, s poštnimi predpisi standardizirani obliki ovojnice.

(2) Za vročanje listin večjega formata ali obsega se lahko uporablja standardna ovojnica, na katero se pritrdi vročilnica, sporočilo o prispelem pismu in obvestilo organu, ki so določeni s tem pravilnikom.

III. VROČILNICA IN SPOROČILO O NEUSPELI OSEBNI VROČITVI PRI VROČANJU PO DRUGIH VROČEVALCIH

12. člen

(vročilnica in sporočilo za vročanje po drugih vročevalcih)

(1) Uradna oseba organa ter pravna in fizična oseba, ki opravlja vročanje v fizični obliki kot svojo dejavnost, pri vročanju uporabljajo vročilnico in sporočilo o neuspeli osebni vročitvi, ki sta določena s tem pravilnikom.

(2) Besedilo vročilnice iz prejšnjega odstavka je določeno v prilogi 5, ki je sestavni del tega pravilnika.

(3) Besedilo sporočila o neuspeli osebni vročitvi je določeno v prilogi 6, ki je sestavni del tega pravilnika.

13. člen

(izpolnjevanje vročilnice in sporočila)

(1) Za izpolnjevanje vročilnice in sporočila o prispelem pismu se smiselno uporabljajo določbe tega pravilnika o izpolnjevanju vročilnice in sporočila na ovojnici.

(2) Vročevalec izpolni sporočilo o neuspeli osebni vročitvi v dvojniku. En izvod sporočila in dokument nemudoma vrne organu, pri katerem naslovnik lahko osebno prevzame dokument.

IV. ELEKTRONSKA VROČILNICA IN SPOROČILA ZA OSEBNO VROČANJE PO ELEKTRONSKI POTI

14. člen

(elektronska vročilnica)

(1) Besedilo elektronske vročilnice je določeno v prilogi 7, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko vročilnico podpiše naslovnik in nato informacijski sistem, prek katerega se opravlja vročanje. Informacijski sistem vročilnico opremi s časovnim žigom.

15. člen

(obvestilo o dolžnosti prevzema)

(1) Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema za vročanje naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema, ki se vloži v naslovnikov varni elektronski predal in pošlje na njegov elektronski naslov, je določeno v prilogi 8, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) V obvestilu je povezava za akcijo »prevzem dokumenta«.

(3) Elektronsko sporočilo podpiše informacijski sistem, iz katerega je bilo poslano sporočilo.

16. člen

(obvestilo o začetku elektronskega vročanja)

(1) Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema za vročanje organu, da je informacijski sistem za vročanje prejel zahtevo za vročitev in v naslovnikov varni elektronski predal vložil obvestilo o vročitvi, je določeno v prilogi 9, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko sporočilo podpiše informacijski sistem, iz katerega je bilo poslano sporočilo.

17. člen

(obvestilo naslovniku o fiktivni vročitvi)

(1) Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema za vročanje naslovniku, da je zakoniti rok za prevzem dokumenta potekel in da je dokument vložen v njegov varni elektronski predal, je določeno v prilogi 10, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko sporočilo podpiše informacijski sistem, iz katerega je bilo poslano sporočilo.

18. člen

(obvestilo organu o fiktivni vročitvi)

(1) Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema za vročanje organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta iz varnega elektronskega predala v zakonitem roku, je določeno v prilogi 11, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko sporočilo podpiše informacijski sistem, iz katerega je bilo poslano sporočilo.

19. člen

(obvestilo organu o nezmožnosti elektronske vročitve)

(1) Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema za vročanje organu, da odrejene vročitve ni mogoče opraviti, je določeno v prilogi 12, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Elektronsko sporočilo podpiše informacijski sistem, iz katerega je bilo poslano sporočilo.

Priloga 1: Besedilo izjave naslovnika, izjave pooblaščenca in pripomb vročevalca na vročilnici

Priloga 2: Besedilo sporočila o prispelem pismu (zgornji sloj)

Priloga 3: Besedilo sporočila o prispelem pismu (hrbtna stran)

Priloga 4: Besedilo obvestila organu (hrbtna stran)

Priloga 5: Besedilo vročilnice za vročanje po drugih vročevalcih

Priloga 6: Besedilo sporočila za vročanje po drugih vročevalcih

Priloga 7: Besedilo elektronske vročilnice

Priloga 8: Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema naslovniku o možnosti prevzema dokumenta in posledicah neprevzema

Priloga 9: Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema organu o seznanitvi naslovnika z možnostjo prevzema dokumenta

Priloga 10: Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema naslovniku, da se vročitev šteje za opravljeno

Priloga 11: Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistem organu, da naslovnik ni prevzel dokumenta v zakonitem roku

Priloga 12: Besedilo elektronskega sporočila informacijskega sistema organu, da vročitev ni mogoče opraviti

Pravilnik o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 1/19) vsebuje naslednje prehodne in končne določbe:

»V. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

20. člen

(uporaba starih ovojnic)

Ovojnice po Pravilniku o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/05, 86/06, 47/08, 58/10 in 9/18) se lahko uporabljajo še eno leto od uveljavitve tega pravilnika.

21. člen

(uskladitev elektronskih sporočil)

Elektronska vročilnica in druga sporočila za osebno vročanje po elektronski poti se uskladijo z določbami tega pravilnika v šestih mesecih od njegove uveljavitve.

22. člen

(prenehanje uporabe)

Z dnem uveljavitve tega pravilnika se prenehata uporabljati 9. in 10. poglavje Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/05, 86/06, 47/08, 58/10 in 9/18).

23. člen

(začetek veljavnosti)

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.

Pravilnik o spremembah Pravilnika o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 15/22) vsebuje naslednjo prehodno in končno določbo:

»PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA

10. člen

(prehodna določba)

Ovojnica iz II. poglavja in vročilnica iz III. poglavja Pravilnika o obliki in vsebini ovojnice, vsebini vročilnice in drugih sporočil za osebno vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 1/19) se lahko uporabljata do porabe zalog. Naslovnik in vročevalec izjavo o prevzemu oziroma pripombe vročevalca na vročilnici v delu, ki se nanaša na dan prevzema oziroma odklonitve prevzema ali podpisa vročilnice, lahko izpolnita tako, da dan, mesec in leto vpišeta s številkami. Vročevalec naslovnika opozori, da lahko izpolni izjavo o prevzemu, kot je določeno v prejšnjem stavku.

11. člen

(začetek veljavnosti)

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.