Pravilnik o kazenskih evidencah

Na podlagi 135. člena Zakona o kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 32/12 – uradno prečiščeno besedilo, 47/13, 87/14, 8/16 – odl. US, 64/16 – odl. US in 65/16 – odl. US) in za izvrševanje 82., 83. in 84. člena Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16 in 27/17) ter 250.a člena Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (Uradni list RS, št. 110/06 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 40/09, 9/11 – ZP-1G, 96/12 – ZPIZ-2, 109/12 in 54/15) izdaja minister za pravosodje

PRAVILNIK

o kazenskih evidencah

I. SPLOŠNA DOLOČBA

1. člen

(vsebina)

Ta pravilnik ureja način upravljanja kazenske evidence, evidence izrečenih vzgojnih ukrepov in evidence izbrisanih obsodb za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost (v nadaljnjem besedilu: kazenske evidence), vpis in izbris podatkov iz kazenskih evidenc, dajanje podatkov iz teh evidenc ter hrambo podatkov in dokumentarnega gradiva.

II. UPRAVLJANJE KAZENSKIH EVIDENC

2. člen

(upravljalec kazenskih evidenc)

Kazenske evidence iz prejšnjega člena upravlja Ministrstvo za pravosodje (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo).

3. člen

(osebe o katerih se vodijo kazenske evidence)

(1) Ministrstvo upravlja kazensko evidenco o vseh pravnih in fizičnih osebah, ki so jih obsodila sodišča Republike Slovenije. Kazensko evidenco upravlja tudi o državljanih Republike Slovenije in pravnih osebah s sedežem v Republiki Sloveniji, ki so jih za kazniva dejanja obsodila tuja sodišča, če je ministrstvo prejelo podatke o njihovih obsodbah.

(2) Določba prejšnjega odstavka se smiselno uporablja tudi za evidenco izbrisanih obsodb za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost.

(3) Ministrstvo upravlja evidenco izrečenih vzgojnih ukrepov o vseh mladoletnih in mlajših polnoletnih storilcih kaznivih dejanj, ki so jim vzgojne ukrepe izrekla sodišča Republike Slovenije. Evidenco izrečenih vzgojnih ukrepov upravlja tudi o državljanih Republike Slovenije, ki so jim vzgojne ukrepe izrekla tuja sodišča, če je ministrstvo prejelo podatke o sodnih odločitvah.

4. člen

(način upravljanja kazenskih evidenc)

(1) Ministrstvo upravlja kazenske evidence z uporabo informacijske tehnologije, ki preprečuje razkritje podatkov nepooblaščenim osebam ter nepooblaščeno obdelavo podatkov in ki omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki obdelovani, komu so bili posredovani in kdo je podatke obdeloval ali posredoval, in ki varuje podatke pred njihovo izgubo.

(2) Ministrstvo vodi redne dnevne, tedenske in mesečne varnostne kopije podatkov v kazenskih evidencah.

(3) Osebe, ki obdelujejo podatke v kazenskih evidencah, morajo biti predhodno seznanjene z nameni in pogoji, pod katerimi lahko vpogledujejo v evidence, uporabljajo, posredujejo oziroma obdelujejo osebne podatke iz teh evidenc. Seznanjene morajo biti tudi s posledicami nezakonite obdelave osebnih podatkov, o čemer podpišejo izjavo, iz katere je razvidno, da so seznanjene s temi nalogami in obveznostmi.

III. VPIS PODATKOV V KAZENSKE EVIDENCE

5. člen

(podlaga za vpis podatkov v kazenske evidence)

Ministrstvo vpiše podatke v kazenske evidence na podlagi podatkov iz pravnomočnih sodnih odločb, pravnomočnih odločb o pogojnem odpustu, pravnomočnih odločb o predčasnem odpustu, obvestil pristojnih organov o izvršitvi kazni oziroma vzgojnega ukrepa, pravnomočnih odločb o amnestiji in odlokov o pomilostitvi.

6. člen

(vsebina kazenskih evidenc)

(1) Ministrstvo v skladu z zakonom, ki ureja izvrševanje kazenskih sankcij, v kazenske evidence za vsako osebo vpisuje naslednje podatke:

1.      ime in priimek ter datum rojstva za fizično osebo; naziv oziroma firmo za pravno osebo;

2.      enotno matično številko občana za fizično osebo; matično številko za pravno osebo;

3.      kraj in državo rojstva;

4.      državljanstvo;

5.      naslov stalnega in začasnega prebivališča za fizično osebo; sedež in poslovni naslov za pravno osebo;

6.      naziv in naslov sodišča, za tuje sodišče tudi ime države sodišča, številko ter datum izreka in pravnomočnosti odločbe sodišča prve stopnje, datum izreka in pravnomočnosti odločbe višjega sodišča, če je bila z njo spremenjena odločba sodišča prve stopnje;

7.      zakonsko označbo kaznivega dejanja z navedbo člena, odstavka in točke zakona, ki je bil uporabljen;

8.      prevedbo opisa tipa kaznivega dejanja in opisa tipa kazenske sankcije v evropskem informacijskem sistemu kazenskih evidenc (sistem ECRIS) za fizično osebo;

9.      čas izvršitve kaznivega dejanja;

10.   vrsto kazenske sankcije z navedbo višine in trajanja izrečene sankcije;

11.   podatke o izvršeni kazni ali vzgojnem ukrepu.

(2) Za državljane Republike Slovenije in pravne osebe s sedežem v Republiki Sloveniji, ki so jim kazenske sankcije izrekla tuja sodišča, ministrstvo v kazenske evidence vpisuje razpoložljive podatke.

7. člen

(pošiljanje in vpis podatkov v kazenske evidence)

(1) Državni organi, organi pristojni za izvršitev kazni oziroma vzgojnega ukrepa in komisija za pogojni odpust, pri katerih nastanejo podatki za vpis iz prejšnjega člena (v nadaljnjem besedilu: pristojni organ), pošljejo podatke v kazenske evidence po varni elektronski poti kot predlog za vpis podatkov na obrazcu, ki je kot Priloga I sestavni del tega pravilnika. Podatki se pošiljajo v strojno berljivi obliki ali z neposrednim elektronskim prenosom podatkov.

(2) Pristojni organ pošlje ministrstvu predlog za vpis podatkov v osmih dneh od dneva, ko je nastalo dejstvo, ki ga je v skladu s prejšnjim členom treba vpisati, ali od dneva, ko je bil pristojni organ obveščen o takem dejstvu, če dejstvo ni nastalo v okviru pristojnosti tega organa.

(3) Ministrstvo vpiše podatke v ustrezno evidenco najpozneje naslednji delovni dan, ko je prejelo predlog za vpis podatkov. V primeru ugotovljene nepopolnosti predloga za vpis podatkov ministrstvo v enakem roku pristojni organ pozove, da pomanjkljivosti odpravi v roku treh delovnih dni.

(4) Določbe prvega do tretjega odstavka tega člena se uporabljajo tudi za vse spremembe v zvezi z že vpisanimi podatki, vključno z izbrisom. Če so podatki spremenjeni na podlagi odločbe, ministrstvo vpiše tudi naziv in naslov pristojnega organa, ki je izdal odločbo, in podatke o tej odločbi (opravilno številko, datum izdaje in datum pravnomočnosti odločbe).

IV. IZBRIS PODATKOV IZ KAZENSKIH EVIDENC

8. člen

(izbris po uradni dolžnosti)

Ministrstvo po uradni dolžnosti v kazenskih evidencah preverja, ali so potekli v zakonu določeni roki za izbris obsodbe oziroma vzgojnega ukrepa. Če so izpolnjeni zakonski pogoji za izbris po uradni dolžnosti, ministrstvo najpozneje v osmih dneh po poteku z zakonom določenih rokov izda odločbo o izbrisu (zakonska rehabilitacija).

9. člen

(podlaga za izbris podatkov iz kazenskih evidenc zaradi izbrisa obsodbe ali vzgojnega ukrepa)

Ministrstvo izbriše podatke iz kazenske evidence na podlagi odločbe o izbrisu obsodbe, pravnomočne sodne odločbe o izbrisu obsodbe (sodna rehabilitacija), odloka organa, pristojnega za pomilostitev, ali pravnomočne odločbe o amnestiji, s katero se nalaga izbris obsodbe, podatke iz evidence izrečenih vzgojnih ukrepov pa na podlagi pravnomočnega sklepa o ustavitvi izvrševanja vzgojnega ukrepa.

V. DAJANJE PODATKOV IZ KAZENSKIH EVIDENC

10. člen

(varstvo podatkov in obseg dajanja podatkov iz kazenskih evidenc)

(1) Ministrstvo pri izvajanju svojih pristojnosti in v okviru nalog, ki jih določa ta pravilnik, varuje osebne podatke v kazenskih evidencah, v sodnih odločbah, drugih odločbah in dokumentih, na podlagi katerih se podatki vpisujejo v kazenske evidence oziroma se brišejo iz kazenskih evidenc, na podlagi določb zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, in predpisov, izdanih na njegovi podlagi.

(2) Podatki iz kazenskih evidenc se smejo dati pod pogoji, v obsegu in na zahtevo oseb, določenih z zakonom, ter na način, ki ga določa ta pravilnik.

11. člen

(vsebina zahteve za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc)

(1) Zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc vsebuje podatke o fizični oziroma pravni osebi, na katero se zahteva nanaša, namen in pravno podlago za pridobitev podatkov, če se zahteva ne nanaša na vpogled v lastne osebne podatke, in podatke o vlagatelju. Zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc se vloži na obrazcu št. 1 za fizične osebe in obrazcu št. 2 za pravne osebe, ki sta kot Priloga II sestavni del tega pravilnika.

(2) Za lastnoročno podpisano zahtevo se šteje tudi zahteva, podpisana s kvalificiranim elektronskim podpisom ali kvalificiranim elektronskim žigom za pravne osebe.

(3) Ne glede na prvi in drugi odstavek tega člena državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil zahtevo za pridobitev podatkov lahko pošljejo v obliki dopisa.

12. člen

(postopek ministrstva z zahtevo za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc)

(1) Ministrstvo preveri, ali je zahteva za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc v skladu z zakonom, ki določa pogoje, obseg in upravičene osebe za pridobitev podatkov, in s tem pravilnikom.

(2) Če ministrstvo ugotovi, da je zahteva nepopolna in je zaradi tega ne more obravnavati, v roku petih delovnih dni vlagatelja pozove, naj jo v določenem roku dopolni.

(3) Če vlagatelj v določenem roku zahteve ne dopolni, ministrstvo zahtevo zavrže v skladu z določbami zakona, ki ureja splošni upravni postopek. Če iz vložene zahteve izhaja, da niso izpolnjeni pogoji za posredovanje podatkov, ministrstvo zahtevo zavrne v skladu z določbami zakona, ki ureja splošni upravni postopek.

13. člen

(potrdilo oziroma izpis podatkov iz kazenskih evidenc)

(1) Ministrstvo na zahtevo iz 11. člena tega pravilnika izda potrdilo, ki vsebuje naslednje podatke o fizični ali pravni osebi, na katero se zahteva nanaša:

1.      ime in priimek fizične osebe, naziv oziroma firmo pravne osebe;

2.      enotno matično številko občana za fizično osebo, matično številko za pravno osebo;

3.      naslov stalnega oziroma začasnega bivališča za fizično osebo, sedež in poslovni naslov pravne osebe (ulica in hišna številka, poštna številka in pošta);

4.      podatke iz ustrezne evidence;

5.      opredelitev namena in pravne podlage za posredovanje podatkov.

(2) Ministrstvo potrdilo iz prejšnjega odstavka izda na obrazcih št. 1, 2, 3 ali 4, ki so kot Priloga III sestavni del tega pravilnika.

(3) Če je fizična ali pravna oseba vpisana v kazenske evidence, ji ministrstvo potrdilo vroči osebno, v skladu z določbami zakona, ki ureja splošni upravni postopek, sicer pa ji potrdilo lahko pošlje z navadno pošto. Ministrstvo potrdilo v primerih iz drugega odstavka 11. člena tega pravilnika lahko vroči v varni elektronski predal, v skladu z določbami zakona, ki ureja splošni upravni postopek. V varni elektronski predal se lahko vroči potrdilo tudi, če fizična ali pravna oseba na pisni zahtevi za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc navede naslov varnega elektronskega predala.

(4) Ne glede na določbo drugega odstavka tega člena ministrstvo na zahtevo iz 11. člena tega pravilnika državnim organom, organom samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilcem javnih pooblastil lahko pošlje izpis podatkov iz prvega odstavka tega člena v obliki dopisa.

VI. HRAMBA PODATKOV IN DOKUMENTARNEGA GRADIVA

14. člen

(hramba podatkov po izbrisu)

Po izbrisu obsodbe oziroma vzgojnega ukrepa se podatki iz kazenske evidence oziroma evidence izrečenih vzgojnih ukrepov brišejo. Podatki o izbrisanih obsodbah za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost se samodejno prestavijo in hranijo v ločeni evidenci.

15. člen

(hramba dokumentarnega gradiva)

(1) Dokumentarno gradivo, ki je bilo uporabljeno kot vir za vnos podatkov v kazenske evidence in ki je nastalo kot izhodni dokument obdelave, se hrani do izbrisa obsodbe oziroma vzgojnega ukrepa.

(2) Zahteve za pridobitev podatkov iz kazenskih evidenc in na podlagi zahteve izdana potrdila oziroma izpisi podatkov iz teh evidenc se v zbirki dokumentarnega gradiva hranijo pet let od prejema zahteve.

(3) Dnevnik obdelave podatkov v kazenskih evidencah se hrani pet let po izbrisu obsodbe oziroma vzgojnega ukrepa.

(4) Dokumentarno gradivo iz prejšnjih odstavkov se uniči v skladu s predpisom, ki ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(5) Prvi in tretji odstavek tega člena se ne uporabljata za dokumentarno gradivo o izbrisanih obsodbah za kazniva dejanja zoper spolno nedotakljivost.

VII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

16. člen

(vzpostavitev varnih elektronskih povezav)

Pristojni organi vzpostavijo ustrezne varne elektronske povezave za pošiljanje podatkov iz prvega odstavka 7. člena tega pravilnika najpozneje v 18 mesecih od uveljavitve tega pravilnika. Format predloga za pošiljanje podatkov se dogovori s tehničnim protokolom. Do vzpostavitve ustreznih varnih elektronskih povezav pristojni organi pošiljajo ministrstvu podatke za vpis in izbris iz kazenskih evidenc v fizični obliki.

17. člen

(prenehanje veljavnosti)

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o kazenski evidenci (Uradni list RS, št. 34/04 in 127/06).

18. člen

(začetek veljavnosti)

Ta pravilnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.

Št. 007-145/2017

Ljubljana, dne 29. novembra 2017

EVA 2017-2030-0004

mag. Goran Klemenčič l.r.

Minister

za pravosodje

Priloga 1: Podatki na podlagi 7. člena Pravilnika o kazenskih evidencah

Priloga 2: Zahteva za pridobitev podatkov iz kazenske evidence – za fizične osebe in zahteva za pridobitev podatkov iz kazenske evidence – za pravne osebe

Priloga 3: Obrazec št. 1, obrazec št. 2, obrazec št. 3