Pravilnik o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja

Na podlagi dvanajstega odstavka 77. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15) izdaja minister za javno upravo

PRAVILNIK

o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja

1. člen

Ta pravilnik določa način vzpostavitve, upravljanja in vzdrževanja enotnega informacijskega sistema iz devetega, desetega in enajstega odstavka 77. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15; v nadaljnjem besedilu: ZJN-3), ki predstavlja zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah, način, nabor in dinamiko prevzemanja podatkov iz uradnih evidenc, način in nabor predložitve drugih dokazil s strani kandidata ali ponudnika, način zavarovanja osebnih podatkov ter način določanja pooblaščenosti za vpogled ali prenos podatkov.

2. člen

(1) Podatki iz zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah se uporabljajo izključno za preveritev ponudb v skladu z 89. členom ZJN-3 in 72. členom Zakona o javnem naročanju na področju obrambe in varnosti (Uradni list RS, št. 90/12 in 90/14 – ZDU-1I; v nadaljnjem besedilu: ZJNPOV). V zbirki lahko naročnik vpogleda le v tiste podatke iz uradne evidence, ki so potrebni za preverjanje ponudbe v posameznem postopku javnega naročanja, če je za ta postopek javnega naročanja ponudnik privolil v takšen način pridobitve podatkov. Kadar namerava ponudnik javno naročilo izvesti z uporabo zmogljivosti drugega subjekta ali s podizvajalcem (v nadaljnjem besedilu: sodelujoči izvajalec), lahko naročnik v zbirki podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah vpogleda tudi v podatke iz uradne evidence, ki so potrebni za preveritev, ali za sodelujočega izvajalca obstajajo razlogi za izključitev iz 75. člena ZJN-3, če je za ta postopek javnega naročanja sodelujoči izvajalec privolil v takšen način pridobitve podatkov.

(2) Zbirka podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah je umeščena v nacionalni osnovni funkcionalni sistem za elektronsko javno naročanje in jo sestavljata dva dela:

-        orodje za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc, vpogled vanje in razkritje s prenosom pridobljenih podatkov ter

-        zbirka podatkov, v katero ponudnik deponira dokazila, znake, potrdila in druge dokumente, potrebne za njegovo preveritev ali preveritev njegove ponudbe.

(3) Podatki o ponudniku in njegovi ponudbi, ki se v enotni informacijski sistem pridobijo iz uradnih evidenc, se v njem vodijo po naročniku in številki objave obvestila o javnem naročilu na portalu javnih naročil. Če naročnik ni objavil obvestila o javnem naročilu, se vodi po naročniku in referenčni številki javnega naročila, ki jo je določil naročnik. Podatki o ponudniku in njegovi ponudbi, ki jih je v enotni informacijski sistem deponiral ponudnik, se vodijo po firmi in matični številki ponudnika.

3. člen

(1) Podatki v enotnem informacijskem sistemu se pridobijo iz naslednjih uradnih evidenc:

1.      poslovni register,

2.      register transakcijskih računov,

3.      evidenca zapadlih, neplačanih obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti,

4.      evidenca insolvenčnih postopkov,

5.      evidenca gospodarskih subjektov z negativnimi referencami,

6.      evidenca prekrškov na področju delovnih razmerij.

(2) Podatki iz uradnih evidenc iz prejšnjega odstavka se prevzemajo v skladu s pisnim dogovorom o tehničnih pogojih za njihovo prevzemanje in razmejitvi odgovornosti pri pošiljanju, prevzemanju in obdelavi podatkov iz uradnih evidenc, ki ga skleneta ministrstvo, pristojno za upravo, in upravljavec posamezne uradne evidence. Podatki se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah prevzemajo na podlagi vsakokratne zahteve naročnika, pri čemer se za ta namen evidenca prekrškov na področju delovnih razmerij ne povezuje z enotnim informacijskim sistemom.

4. člen

(1) Iz poslovnega registra se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobijo naslednji podatki o:

1.      kandidatu ali ponudniku:

-  matična številka;

-  davčna številka;

-  firma in skrajšana firma;

-  sedež in poslovni naslov;

-  pravnoorganizacijska oblika;

-  registrirane dejavnosti (SKD);

-  transakcijski računi;

2.      zakonitih zastopnikih kandidata ali ponudnika ali članih njegovega upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa:

-  ime osebe, pooblaščene za zastopanje, upravljanje, vodenje ali nadzor;

-  naslov;

-  datum podelitve pooblastila za zastopanje, upravljanje, vodenje ali nadzor;

-  vrsta zastopnika;

-  način in omejitve zastopanja.

(2) Iz registra transakcijskih računov se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobijo naslednji podatki o:

1.      kandidatu ali ponudniku:

-  matična številka;

-  davčna številka;

-  polno in kratko ime;

-  poslovni naslov;

2.      transakcijskih računih kandidata ali ponudnika:

-  številka transakcijskega računa;

-  vrsta računa;

-  neporavnane obveznosti;

-  ponudnik plačilnih storitev.

(3) Podatki iz prvega in drugega odstavka tega člena se lahko pridobijo tudi za sodelujočega izvajalca.

(4) Podatki iz uradne evidence iz 3. do 6. točke prvega odstavka 3. člena tega pravilnika se samodejno obdelajo tako, da se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobi le podatek, ali subjekt izpolnjuje zahtevo iz postopka javnega naročanja ali ne.

(5) Pridobitev podatkov iz evidence zapadlih, neplačanih obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah lahko naročnik zahteva za kandidata, ki je prijavo oddal elektronsko v nacionalnem osnovnem funkcionalnem sistemu za elektronsko javno naročanje, in ponudnika, ki je tako oddal ponudbo.

(6) Podatki, ki se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobijo iz uradnih evidenc, se hranijo do naročnikovega vpogleda vanje. Ob razkritju podatkov o kandidatu ali ponudniku in njegovi prijavi ali ponudbi lahko naročnik pridobljene podatke shrani in natisne. Po vpogledu oziroma razkritju se podatki v enotnem informacijskem sistemu izbrišejo.

5. člen

(1) Naročnik lahko v enotnem informacijskem sistemu zahteva, da se iz kazenske evidence za pravne osebe in kazenske evidence za fizične osebe na njegovo zahtevo posredujejo podatki o pravnomočnih obsodbah kandidata, ponudnika ali sodelujočega izvajalca oziroma njegovih zakonitih zastopnikov za kazniva dejanja iz prvega odstavka 75. člena ZJN-3 ali prvega odstavka 32. člena ZJNPOV, ki se samodejno obdelajo tako, da se naročniku posreduje le podatek, ali subjekt izpolnjuje zahtevo iz postopka javnega naročanja ali ne. Za namen tega odstavka se kazenska evidenca za fizične osebe ne povezuje z enotnim informacijskim sistem.

(2) Podatke iz kazenske evidence za pravne osebe lahko naročnik za posameznega kandidata, ponudnika ali sodelujočega izvajalca zahteva, če je kandidat ali ponudnik v nacionalnem osnovnem funkcionalnem sistemu za elektronsko javno naročanje prijavo ali ponudbo oddal elektronsko in je kandidat, ponudnik ali sodelujoči izvajalec v tem sistemu oziroma enotnem informacijskem sistemu privolil in dal soglasje za preveritev podatkov o njem v tem sistemu. Podatke iz kazenske evidence za fizične osebe lahko naročnik za zakonite zastopnike posameznega kandidata, ponudnika ali sodelujočega izvajalca zahteva, če je kandidat ali ponudnik v nacionalnem osnovnem funkcionalnem sistemu za elektronsko javno naročanje prijavo ali ponudbo oddal elektronsko in se je kandidat, ponudnik ali sodelujoči izvajalec strinjal s preveritvijo podatkov o njem v enotnem informacijskem sistemu ter je v zbirki podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah deponiral pisno soglasje zakonitih zastopnikov za preveritev podatkov v kazenski evidenci za fizične osebe. Pisna soglasja iz tega odstavka veljajo za postopek oddaje javnega naročila, za katerega so dana.

6. člen

(1) Kandidat, ponudnik ali sodelujoči izvajalec lahko s kvalificiranim digitalnim potrdilom v nacionalnem osnovnem funkcionalnem sistemu za elektronsko javno naročanje oziroma zbirki podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah privoli v preveritev podatkov v tej zbirki in da soglasje za preveritev podatkov v uradnih evidencah iz 3. do 6. točke prvega odstavka 3. člena tega pravilnika. V zbirki podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah lahko kandidat ali ponudnik poleg tega deponira katero koli dokazilo o neobstoju razlogov za izključitev iz 75. člena ZJN-3 ali izpolnjevanju pogojev za sodelovanje iz 76. člena ZJN-3 ali pogojev za ugotavljanje sposobnosti iz 32., 33., 34., 35. in 38. člena ZJNPOV, znake, ki jih določa 69. člen ZJN-3, potrdila o upoštevanju standardov za zagotavljanje kakovosti in standardov za okoljsko ravnanje ter dokazila o izpolnjevanju tehničnih specifikacij in meril za oddajo javnega naročila, o katerih se ne vodi uradna evidenca.

(2) Kandidat ali ponudnik lahko obdeluje le podatke, ki jih je v zbirki podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah deponiral sam.

(3) Dokazila, znaki, potrdila in drugi dokumenti, ki jih v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah deponira kandidat ali ponudnik, se v zbirki hranijo dokler jih kandidat ali ponudnik iz nje ne izloči.

7. člen

(1) Dostop do zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah je za naročnike urejen na podlagi varnostne sheme prek enotne vstopne točke nacionalnega osnovnega funkcionalnega sistema za elektronsko javno naročanje z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil. Naročnik do zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah dostopa s kvalificiranim digitalnim potrdilom, ki ga uporablja izključno fizična oseba, ki je zaposlena pri naročniku in ji je digitalno potrdilo izdano.

(2) Dostop do dela enotnega informacijskega sistema, v katerem ponudnik deponira dokazila, znake, potrdila in druge dokumente, je za kandidate in ponudnike urejen prek enotne vstopne točke nacionalnega osnovnega funkcionalnega sistema za elektronsko javno naročanje z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil. Kandidat ali ponudnik dostopa do navedenega dela zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah s kvalificiranim digitalnim potrdilom, ki je bilo izdano njemu, njegovemu zastopniku ali osebi, pooblaščeni z njegove strani.

(3) Varnostna shema je zbirka podatkov o vseh uporabnikih zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah, zaposlenih pri naročnikih, in pravicah do dostopa posameznih imetnikov kvalificiranih digitalnih potrdil. Pravice do dostopa se nanašajo na dodelitev, odvzem in ukinitev dostopa do zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah oziroma do podatkov v tej zbirki. Pravice do dostopa osebam, zaposlenim na ministrstvu, pristojnem za javno upravo, ki opravljajo naloge nadzora in upravljanja zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah, in osebam, zaposlenim pri naročnikih, dodeljuje pooblaščena oseba upravljavca zbirke podatkov.

(4) Kvalificirano digitalno potrdilo se ne sme posojati tretjim osebam, lastno kvalificirano digitalno potrdilo se ne sme uporabljati za pridobivanje podatkov namesto tretjih oseb, tudi če ima tretja oseba enake pravice do dostopa, kakor jih ima imetnik kvalificiranega digitalnega potrdila, in se ga ne sme uporabljati skupinsko.

(5) Imetnik kvalificiranega digitalnega potrdila mora pri dostopanju do zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah ravnati v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, tajnih podatkov in poslovnih skrivnosti, ter s tem pravilnikom.

8. člen

Pooblaščena oseba upravljavca, zadolžena za nadzor in upravljanje zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah, dvakrat letno pripravi seznam naključnih dostopov, za katere mora naročnik preveriti upravičenost dostopov. O ugotovitvah odgovorna oseba naročnika poroča pooblaščeni osebi upravljavca. Če se pri nadzoru ugotovijo nepravilnosti glede obdelave osebnih podatkov, ki bi lahko pomenili sum storitve prekrška, mora odgovorna oseba naročnika o tem obvestiti tudi državni nadzorni organ za varstvo osebnih podatkov.

9. člen

(1) Zbirka podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah se upravlja v elektronski obliki. Upravlja in vzdržuje jo ministrstvo, pristojno za javno upravo.

(2) Zbirka podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah za vsak dostop in delo v zbirki zagotavlja možnost naknadnega preverjanja časa, avtorja in vsebine posegov ter vpogledov v zbirko podatkov pet let od opravljenega posega ali vpogleda. V zbirki o ponudnikih in njihovih ponudbah se osebni podatki varujejo v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

PREHODNA DOLOČBA IN KONČNI DOLOČBI

10. člen

(1) Do vzpostavitve dela nacionalnega osnovnega funkcionalnega sistema za elektronsko javno naročanje, v katerem kandidat prijavo odda elektronsko, ponudnik pa tako odda ponudbo, kandidat, ponudnik ali sodelujoči izvajalec privolitev v preveritev podatkov v zbirki podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah in soglasje za preveritev ponudbe v uradni evidenci iz 4. do 6. točke prvega odstavka 3. člena tega pravilnika, priloži k ponudbi, ki jo v postopku javnega naročanja odda pisno.

(2) Datum vzpostavitve dela nacionalnega osnovnega funkcionalnega sistema za elektronsko javno naročanje, v katerem kandidat odda prijavo elektronsko, ponudnik pa tako odda ponudbo, objavi minister za javno upravo v Uradnem listu Republike Slovenije.

11. člen

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja (Uradni list RS, št. 57/13, 5/15 in 91/15 – ZJN-3).

12. člen

Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.

Št. 007-1005/2015/27

Ljubljana, dne 30. maja 2016

EVA 2015-3130-0056

Boris Koprivnikar l.r.

Minister

za javno upravo